Relance facture impayée : comment procéder ?

Les factures impayées peuvent être un véritable casse-tête pour les entreprises. Elles peuvent entraîner des difficultés financières et des retards dans les paiements des fournisseurs, ce qui peut mettre en péril la pérennité de l’entreprise. Il est donc important de savoir comment relancer une facture impayée afin de préserver les intérêts de l’entreprise et de récupérer le montant dû. Voici quelques bonnes pratiques pour relancer efficacement vos factures non payées.

 

Relance facture impayée : pourquoi il est essentiel de s’en préoccuper ?

Malheureusement, les factures impayées ne sont pas rares pour les entreprises, surtout en BtoB. Peu importe leur taille et leur secteur d’activité, les entreprises sont toutes concernées par les retards de paiement et les factures impayées, qui ne sont pas sans conséquences sur leur santé financière. Quelles sont les conséquences financières ou juridiques des factures impayées pour les entreprises ?

• Lancer une procédure de recouvrement longue et chronophage (amiable puis contentieuse).
• Un impact non négligeable sur la trésorerie et la réduction du fonds de roulement qui peut amener l’entreprise à devoir contracter un crédit et/ou à être à découvert.
• Retarder ou annuler les projets et ébranler l’organisation de l’entreprise (retarder ou annuler un investissement, reporter le recrutement de nouveaux salariés, etc.).
• Perturber les résultats de compte et l’exercice comptable.

Les impayés sont la première cause de faillite en France, elles représentent environ 25 % des défaillances d’entreprises (source : suivi mensuel des défaillances). C’est pourquoi mettre en place un processus actif de relance des factures impayées est une nécessité.

 

 

Relance facture impayée : 7 étapes à suivre

Il est important de prévoir en amont le processus de recouvrement de l’entreprise, ce qui permet à la fois de prévenir les impayés et de gagner du temps dans les démarches de relance. Voici 7 étapes à suivre pour relancer vos factures impayées.

1. Effectuer une première relance par email. Tout d’abord, il est important de ne pas laisser la facture impayée trop longtemps sans action. Dès que le délai de paiement est dépassé, il faut contacter le client pour lui rappeler la facture et lui demander de la régler dans les plus brefs délais. Il est important d’être poli et professionnel dans cette première relance, tout en faisant comprendre que le paiement est attendu.
   
   
2. Envoyer une deuxième relance plus ferme. Si votre premier mail est resté sans réponse ou que le client ne donne pas de date de paiement, recontactez votre client par e-mail en précisant les conséquences juridiques en cas de non-paiement.
   
   
3. Contacter le client par téléphone pour discuter de la situation et tenter de trouver une solution amiable. Essayez de comprendre la raison du retard de paiement, en établissant une conversation ouverte et professionnelle.
   
   
4. Offrir au client une solution de paiement flexible. Par exemple, vous pouvez proposer un plan de paiement échelonné ou une remise sur la facture en échange d’un paiement immédiat.
   
   
5. Envoyer une lettre de relance par courrier recommandé. Si le client fait la sourde oreille, il est recommandé d’envoyer une lettre de relance par courrier recommandé avec accusé de réception. Cette lettre doit être rédigée de manière professionnelle et doit rappeler les termes de paiement de la facture ainsi que les conséquences en cas de non-paiement.
6. Envoyer une lettre de mise en demeure. Envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception, cette mise en demeure doit demander le paiement de la facture dans un délais précis et clairement indiquer les conséquences en cas de non-paiement.
    
7. En dernier recours, passer à la phase contentieuse. La phase contentieuse doit être mise en place lorsque le recours à l’amiable ne donne aucun résultat. Pour cela, vous devez saisir le juge du Tribunal de commerce et obtenir une injonction de payer. Vous pouvez assigner le débiteur en référé-provision.

Pour gagner en performance, anticiper les éventuels litiges et améliorer son image de marque, il est conseillé d’opter pour la prévenance en amont de la date d’échéance de la facture, sans oublier de remercier votre client lorsque la facture est réglée.

 

Manque de visibilité, perte de temps et processus de relance artisanale : ces 3 fléaux qui vous empêchent de relancer efficacement vos factures impayées

Il est nécessaire d’avoir une bonne visibilité sur les encours pour pouvoir relancer efficacement ses factures. En effet, vous avez besoin de savoir qui vous doit quoi (le montant de la facture) et pour quand (la date d’échéance de la facture). Le manque de visibilité peut être à la source de factures impayées et de processus de recouvrement longs et complexes, tout comme le manque de temps pour relancer efficacement.

Les difficultés de collaboration entre différents services peuvent également être à l’origine de perte de temps délétères. En effet, chaque équipe a un traitement particulier de gestion des impayés : la relance des commerciaux ne sera pas la même que la relance du service de comptabilité et des doublons peuvent survenir. Pour faciliter la collaboration entre les différents services, l’entreprise a besoin d’un outil avec des tableaux de bord clairs et intuitifs.

Enfin, les méthodes de relance artisanales ne permettent pas de mettre en place un processus de recouvrement qui soit rapide, efficace et adapté aux spécificités de chaque client. De plus, les risques d’oublis et d’erreurs sont élevés avec un fonctionnement manuel. Pour toutes ces raisons, il peut être opportun d’automatiser la procédure de relance.

Grâce à l’automatisation, il est possible d’envoyer des mails de prévenance, de créer des scénarios personnalisés (petit client, grand compte, export et devises étrangères) et de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. Démonstration en détail…

 

Relance facture impayée : automatisez votre poste client pour une performance accrue

Vous l’aurez compris, le processus manuel de relance de facture impayée n’est aujourd’hui plus compatible avec les enjeux de viabilité de l’entreprise. Chronophage, source d’erreurs et non collaboratif, il va en effet à l’encontre des besoins en agilité, fiabilité, instantanéité et efficacité, que nécessitent les activités de gestion du cash.   

Aussi, il paraît essentiel de s’équiper d’une solution d’automatisation du processus de relance facture impayée. L’objectif : réduire les pertes liées aux créances non réglées et optimiser le niveau de trésorerie. A ce titre, un bon outil de recouvrement de créances s’appuie sur différents leviers :

La centralisation des informations liées au client

Comptabilité, finance, force de vente… Chaque service concerné a sa part de responsabilité concernant la relance facture impayée. Aussi, il est important que les collaborateurs aient accès à une information unique, même si leurs méthodes de recouvrement diffèrent. Un outil digital leur offre une visibilité commune sur des données telles que le cycle de facturation, les paiements reçus, les retards enregistrés ou encore les actions entreprises. Ils collaborent davantage dans un esprit d’efficacité opérationnelle : les coûts liés aux erreurs diminuent et la productivité s’améliore… automatiquement !

Le suivi en temps réel de la situation de chaque client

Un outil de recouvrement analyse de manière continue les données de l’activité client. A ce titre, il fournit sous forme de tableaux de bords, des rapports détaillés et mis à jour en temps réel permettant de connaître les créances en cours de chaque client à tout moment. Aussi, il constitue un atout de taille pour l’aide à la décision et la pertinence des actions à mener.   

Une approche personnalisée 

 En amont de l’échéance, l’envoi d’un message personnalisé encourage le règlement des factures dans les temps. En cas de défaut de paiement, la relance automatique de facture impayée, n’en sera que mieux accueillie. Au final, l’expérience client et l’image de l’entreprise gagnent en qualité.

De meilleures conditions de travail pour les collaborateurs

Certaines tâches récurrentes considérées à juste titre comme fastidieuses, sont susceptibles de générer une véritable démotivation. En effet, vérifier la bonne réception des factures, leur relance ou encore leur contrôle n’entre pas dans le cercle des activités gratifiantes. L’automatisation de ces tâches soulage non seulement les équipes, mais professionnalise également les processus métiers… Les collaborateurs gagnent un temps considérable qu’ils peuvent dédier au développement de leur cœur de métier. Un bon argument pour retenir les talents de la fonction finance au sein de l’entreprise !

Un processus de règlement des factures accéléré

Il va sans dire que récupérer rapidement les sommes dues permet de gérer l’entreprise de manière plus sereine. En effet, réduire les délais de paiement signifie optimiser la trésorerie. Et une trésorerie sécurisée est synonyme de charges payées dans les temps et de diminution des coûts. Dès lors, des actions destinées à maximiser les bénéfices et financer des investissements peuvent être mises en œuvre. Un véritable avantage concurrentiel !

 

Clearnox : la solution automatisée de relance facture impayée

Pour le suivi, la relance et le règlement des factures clients, Clearnox, solution cloud de recouvrement en ligne, répond à tous les impératifs liés aux enjeux de performance de l’entreprise. Adapté aux directions générales et financières aussi bien qu’aux équipes opérationnelles (chargés de recouvrement ou commerciaux) l’outil représente à ce titre un allié de poids en termes d’optimisation de l’encours client. A travers les avantages liés à l’automatisation il permet à l’entreprise de se prémunir des impayés et d’éviter les fâcheuses conséquences sur sa trésorerie.

Coté pratique, les tableaux de bord sont intuitifs et détaillés. A tout moment, ils permettent de suivre des indicateurs clés de performance comme le DSO et le taux de recouvrement. Ils fournissent également à chaque instant de précieuses données telles que l’état des paiements, les factures en retard, le montant de l’encours, ou encore la nature des risques que représente tel ou tel client.

L’envoi de mails de prévenance et de relance est automatisé et il est possible de personnaliser des scénarios de relance selon les profils des clients. Les fonctionnalités riches et avancées sont prêtes à l’emploi et simples à utiliser. Développé en mode SaaS et synchronisé avec votre propre outil de comptabilité, le logiciel de relance facture impayée Clearnox s’active en ligne et se déploie rapidement. Il permet en outre un traitement des données de masse, quelles que soient la taille de votre entreprise et la nature de votre secteur d’activité. Un seul clic et ce sont plusieurs relances qui sont générées en une fois !

Favorisant le travail collaboratif, la solution Clearnox constitue un catalyseur d’efficacité, qu’il s’agisse de gérer les factures ou les litiges. Il participe ainsi à la création de meilleures conditions de travail et améliore la relation client, en même temps que l’image de l’entreprise.

C’est un fait. La digitalisation et la professionnalisation du process de recouvrement constituent un axe majeur de la maîtrise des délais de règlement. Et question productivité, les résultats sont éloquents : à travers l’utilisation quotidienne de la solution Clearnox, les entreprises gagnent en moyenne 30% de trésorerie et économisent 50% de temps dans leurs activités de suivi et de relance facture impayée !

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