Recouvrement : 5 bons conseils pour que les comptables obtiennent l’aide des sales

Gardiens des finances d’une entreprise, les comptables sont les mieux placés pour s’assurer du respect des budgets et veiller à la bonne rentrée des recettes, en suivant les paiements des clients. Cependant, même avec une gestion financière solide, il est parfois difficile de recouvrer les paiements en temps et en heure. Or, l’accumulation de factures impayées peut entraîner des retards dans les paiements des fournisseurs, des difficultés de trésorerie et même des problèmes de liquidité pour l’entreprise. Pour éviter cette situation inconfortable, il est important de pouvoir impliquer les commerciaux dans le processus de recouvrement des paiements. En effet, grâce à leur lien étroit avec les clients, les commerciaux peuvent être de précieux alliés pour aider à résoudre les problèmes de facturation et de paiement. Pourquoi est-il intéressant d’impliquer les Sales dans le processus de recouvrement ? Et comment y parvenir efficacement ? Comptables, découvrez nos 5 conseils pour obtenir plus facilement l’aide des commerciaux dans le processus de recouvrement !

 

1. Insuffler une culture cash au sein de l’entreprise

Les différents services de l’entreprise doivent œuvrer avec le même objectif commun de recouvrer les paiements dans les temps. Pour cela, il est essentiel de bien sensibiliser tous les acteurs de l’entreprise aux risques des impayés.

Plus concrètement, il convient donc de définir les rôles et les responsabilités de chacun dans le processus de recouvrement des paiements afin d’éviter toute confusion. Pour établir une relation de collaboration entre les comptables et les commerciaux il est ainsi nécessaire de :

• Prévoir des points de communication réguliers et des mises à jour fréquentes ;
• Former les commerciaux sur le processus de facturation.

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2. Impliquer les commerciaux dès le début du processus de vente

Les commerciaux peuvent être particulièrement utiles, et ce, dès le début du processus de vente. Au début des négociations, le commercial peut en effet profiter de sa position pour informer clairement les clients des conditions de paiement, du potentiel acompte et des conséquences d’un non-règlement en temps voulu. D’où l’importance de former suffisamment les commerciaux afin qu’ils puissent être clairs sur la politique de recouvrement de l’entreprise.

L’avancée des négociations fait également office de pallier stratégique. En effet, l’approfondissement de la relation permet au commercial de collecter des informations cruciales sur le client, telles que la santé financière de l’entreprise ou son profil de payeur. Dans le cas où le client prend du retard dans le règlement de ses factures, ces données sont précieuses pour ajuster la stratégie de recouvrement. Par exemple, si le débiteur montre un profil de mauvais payeur il est judicieux d’appliquer des mesures strictes pour s’assurer d’être remboursé. A l’inverse, si le client semble rencontrer des difficultés financières temporaires, il est possible de lui accorder exceptionnellement un délai supplémentaire de paiement.

A plus long terme, la relation de confiance créée entre le client et le commercial peut aussi aider à optimiser le recouvrement : en effet, d’une part, le commercial aura plus de facilités à adopter le bon ton dans les relances, et d’autre part, les chances que le client réagisse rapidement et favorablement seront multipliées.

 

3. Partager l’information grâce à une bonne communication interne

Afin d’optimiser le processus de recouvrement, les commerciaux doivent être informés des factures impayées et des problèmes de règlement le plus rapidement possible. Dans l’idéal, l’équipe finance doit ainsi identifier et avertir le commercial responsable du client du montant de la facture impayée, dès que le délai de paiement a été dépassé.

En pratique, cette méthode est difficilement réalisable car les factures en retard peuvent s’avérer très nombreuses et parce que la coordination entre les deux équipes est rarement optimale. C’est pourquoi, il est conseillé de s’équiper d’un logiciel de recouvrement, tel que Clearnox.

 

4. Utiliser des outils permettant de favoriser la collaboration Sales / comptables

Un logiciel de recouvrement de créances permet d’avoir une vision claire et en temps réel des encours clients. Une telle solution facilite également le partage des informations avec les commerciaux, car la synthèse des dettes leur permet de savoir à tout instant quelles actions sont à prioriser.

Dans cette optique, Clearnox – un logiciel de suivi et relance de facture – offre des fonctionnalités qui favorise la collaboration entre sales et comptables, telles que :

• Une vision en temps réel sur l’encours client: grâce à sa fonction « Cash reporting », Clearnox permet d’automatiser l’envoi d’un mail de synthèse à certains commerciaux, faisant le récapitulatif journalier des créances de ses clients. Cette fonctionnalité permet de fluidifier le passage des informations entre sales et comptables et offre aux commerciaux une plus grande autonomie.
  
  
• Un accès stratégique pour les commerciaux: si certaines informations comptables aident les commerciaux à relancer les clients, d’autres à l’inverse, peuvent être parasitaires et inutiles. Pour éviter cet écueil, Clearnox offre la possibilité de paramétrer les droits d’accès des commerciaux. Ceux-ci ont ainsi accès uniquement aux informations nécessaires concernant leur portefeuille client, ce qui leur permet d’agir de manière plus efficace.
  
  
• Un logiciel ergonomique : plateforme intuitive, prise en main rapide, sémantique vulgarisée… L’interface Clearnox a été conçue pour être la plus ergonomique possible, afin que les commerciaux puissent facilement l’utiliser.

 

5. Récompenser les réussites

Pour encourager la collaboration et améliorer les relations entre les comptables et les commerciaux, les réussites du processus de recouvrement doivent être célébrées.

Au besoin, il est également opportun de recourir à des incitations pour motiver les commerciaux à recouvrer les paiements plus rapidement. Les primes ou les commissions liées aux paiements reçus peuvent ainsi les encourager à s’investir davantage dans le processus de recouvrement.

 

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