Comment rédiger vos lettres de recouvrement ?

Réduire les délais de paiement représente un enjeu financier majeur pour les entreprises. Dans cet objectif, il s’agit dans un 1^er temps d’éviter les retards de règlement, dans un 2^nd temps d’optimiser sa procédure de relance. Ces actions permettent non seulement d’éviter les impayés, mais aussi de gagner considérablement en trésorerie. A noter que les retards de paiement coûtent chaque année 12 milliards d’euros aux PME françaises ! La lettre de recouvrement constitue un outil central dans la procédure de recouvrement de créances, en amont et en aval d’un retard, le cas échéant. Le courrier, correctement rédigé, permet dans la plupart des cas de désamorcer la situation et d’inciter le débiteur à s’acquitter du montant de sa facture, sans recours à une procédure judiciaire – longue et coûteuse. Comment bien rédiger ses lettres de relance ? A quel moment les envoyer ? Conseils et modèles types.

Panorama des courriers utiles dans le cadre de votre procédure de recouvrement de créances

A chaque étape de la procédure sa lettre de recouvrement de créances, à chaque profil client son courrier type.

Procéder par étapes :

• La prévenance constitue la 1^ère étape de la procédure de recouvrement de créances, une étape en amont, utile pour éviter les retards de paiement. Ce 1^er courrier a pour objectif de rappeler au client débiteur l’échéance imminente de la facture, pour lui permettre de mettre en œuvre les moyens nécessaires pour s’acquitter de sa dette dans les temps. A noter : la lettre de prévenance est l’occasion, le cas échéant, d’échanger avec le client sur d’éventuelles difficultés financières exceptionnelles. Ainsi au courant, l’entreprise créancière peut proposer des solutions adaptées, et anticiper l’impact du retard.
• A défaut de paiement à l’échéance, c’est la 1^ère relance qui permet d’alerter le débiteur sur l’anomalie. La 2^ème relance, si besoin, est le dernier courrier adressé avant mise en œuvre de mesures judiciaires. A noter : la lettre de relance est primordiale dans la mesure où elle permet de maintenir la communication avec le client défaillant.
• La lettre de mise en demeure intervient comme moyen de pression ultime, et comme préalable indispensable à des poursuites judiciaires le cas échéant. A cet effet, il est important de préciser que les nouveaux articles 56 et 58 du Code de procédure civile imposent aux parties d’avoir entrepris les diligences utiles à la tentative de résolution amiable du litige. La lettre de mise en demeure permet de prouver l’accomplissement de ces diligences.
• Les remerciements offrent l’avantage d’améliorer la relation client. Ce faisant, le client rentre dans un cercle vertueux qui l’incite à payer ses prochaines factures dans les temps, dans le cadre d’une relation commerciale sur le long terme. Les remerciements interviennent dès réception du paiement.

Adapter les procédures aux clients :

Quel moyen de communication privilégier ? Quelle fréquence de relance adopter ? Combien de courriers avant mise en demeure ? En fonction du profil payeur, les lettres de recouvrement doivent être adaptées dans un objectif d’efficacité. Il est possible de classer préalablement ses différents clients par profil, pour ensuite assigner à chaque profil une procédure spécifique et un modèle de lettre de recouvrement type.

Lettres de recouvrement : mode d’emploi et modèles

La relance doit-elle être effectuée par email ou par courrier papier ? Quand envoyer la 1^ère lettre ? Quel ton adopter aux différentes étapes de la procédure de recouvrement ? Réponses.

L’email de prévenance

• Format : la prévenance est une étape en amont de l’échéance de la facture. Inutile à ce stade d’exercer une pression forte sur le créancier, qui se trouve peut-être dans les meilleures dispositions pour payer à temps. Un simple email suffit dans ce contexte.
• Ton : adopter un ton cordial, mais ferme, permet d’obtenir du débiteur qu’il s’acquitte de sa facture sans reproche d’agressivité. Il s’agit de trouver le bon équilibre entre courtoisie et fermeté.
• Date : vous pouvez procéder au rappel dans un délai de 5 à 8 jours avant l’échéance.
• Contenu : les mentions doivent être informatives. Il s’agit de rappeler très clairement la date d’échéance, le montant total dû et les modalités spécifiques de règlement le cas échéant.

A noter : vous vous adressez à un client mauvais payeur ? Adaptez l’étape de prévenance : un ton plus ferme peut être utile, de même qu’un coup de téléphone peut s’avérer plus efficace.

Les courriers de relance

• Format : un léger retard peut être réglé par un simple email. A défaut, il est nécessaire d’augmenter le niveau de pression : la 2^ème lettre de relance peut être envoyée par courrier. Un appel téléphonique entre les 2 relances peut également s’avérer utile.
• Ton : la relance doit être graduelle. La 1^ère lettre peut rester cordiale. La 2^nde peut être rédigée avec des tournures et des termes plus intimidants, se contentant de rappeler de manière factuelle les obligations du client.
• Date et fréquence : comptez une lettre de relance par semaine, à compter d’une semaine de dépassement de l’échéance.
• Contenu : il est utile de préciser que la relance précède la mise en demeure. Les courriers peuvent également préciser le montant des pénalités de retard

La mise en demeure

• Format : la lettre de mise en demeure doit être envoyée par courrier recommandé avec avis de réception. Au-delà d’intimider le débiteur récalcitrant, la lettre recommandée AR est en effet le meilleur moyen de constituer une preuve.
• Contenu : au-delà des mentions obligatoires classiques – coordonnées du destinataire et de l’expéditeur, date et signature – la mise en demeure inclut des mentions spécifiques. Le courrier doit être intitulé « Mise en demeure de payer », rappeler le contexte du litige et introduire un délai raisonnable pour permettre au client débiteur d’honorer sa dette – 8 à 15 jours suffisent.

Les remerciements

Un email de remerciement, immédiatement après règlement, permet à l’entreprise de préserver ses relations clients – voire de les améliorer.

L’intérêt des modèles types

Pour gagner du temps, il est indispensable de préparer des modèles type pour chaque lettre de recouvrement. Mais attention : en fonction du profil payeur, le contenu du courrier diffère.

Clearnox intègre les différents modèles de lettres de recouvrement utiles tout au long de la procédure. Clearnox vous permet en outre d’établir un scénario de relance distinct par profil payeur, avec pour chaque scénario des modèles de lettres de relance adaptés. L’automatisation de l’ensemble de ces tâches vous offre un gain de temps considérable, tout en optimisant l’efficacité de vos process.