Recouvrement de créances : comparatif des solutions

Pouvoir encaisser tout le chiffre d’affaires facturé, dans les délais impartis, est essentiel pour préserver la trésorerie d’une entreprise. A ce titre, il convient de gérer au mieux son recouvrement, car l’accumulation des retards et défauts de paiement peuvent mettre l’entreprise en difficulté. A l’inverse, pouvoir rapidement encaisser ses factures sera toujours bénéfique, car au-delà de sa survie, la trésorerie conditionne les possibilités de développement d’une entreprise.

🎯 Comment se prémunir des impayés ? Assurance-crédit, affacturage, recours à un tiers, logiciel de recouvrement… Pour quelle stratégie de recouvrement de créances opter ? Comparatif des différentes options.

Recouvrement de créances : quels enjeux ?

Elément crucial de la gestion financière, le recouvrement de créances représente un défi quotidien pour toutes les entreprises, qui plus est dans un contexte économique tendu et incertain. Au-delà de la simple récupération des paiements en souffrance, ce processus revêt une importance stratégique, tant il impacte la stabilité financière et la trésorerie des entreprises. Voici les principaux enjeux liés aux impayés qui démontrent pourquoi il est essentiel de se munir d’un processus de recouvrement digne de ce nom.

🔹Impact sur la santé financière. Les retards de paiement peuvent entraîner des perturbations significatives dans la gestion quotidienne des flux de trésorerie, compromettant ainsi la capacité de l’entreprise à honorer ses propres obligations financières, notamment le versement des salaires, le paiement des fournisseurs et les investissements nécessaires au développement.

🔹Pression sur la trésorerie. Mal gérer son recouvrement de créances revient à faire peser une pression constante sur sa trésorerie. Les paiements en retard peuvent entraîner des déséquilibres financiers, limitant les possibilités d’investissement et compromettant la capacité à saisir des opportunités stratégiques. Une gestion inefficace du recouvrement peut donc entraver la croissance et la compétitivité d’une entreprise sur le long terme.

🔹Relation client. Un processus de recouvrement mal géré peut créer des tensions inutiles entre l’entreprise et ses clients, compromettant la fidélité client et l’image de la marque. Par exemple, si vous relancez un de vos clients pour une facture qu’il a déjà payée, ou si vous vous trompez dans le montant exigé, cela entachera votre crédibilité et donnera potentiellement lieu à un échange de mails désagréable.

🔹Complexité des processus. La complexité croissante des transactions commerciales et des contrats rend le recouvrement de créances plus complexe que jamais. Des procédures manuelles inefficaces peuvent entraîner des retards supplémentaires et des erreurs, accentuant les défis liés à la récupération des paiements en souffrance. Sans compter tout le temps passé par vos équipes à tenir à jours les différents encours clients, vérifier qui doit quand pour quoi, et relancer régulièrement les factures impayées, avec le bon ton, les bonnes dates et les bons montants.

Sans un processus de recouvrement bien rôdé et éprouvé, les entreprises sont vouées à laisser passer de précieux impayés. C’est pourquoi il est primordial d’identifier (et d’adopter) la bonne stratégie pour gérer son recouvrement. Passons en revue les différentes options qui s’offrent aux entreprises désireuses de préserver leur trésorerie…

Recouvrement de créances : l’assurance-crédit pour sécuriser le poste clients

L’assurance-crédit est une forme d’assurance qui protège les entreprises contre le risque de non-paiement de leurs clients. Dans le cadre du recouvrement de créances, l’assurance-crédit est utilisée pour couvrir les pertes financières découlant de l’incapacité d’un client à payer une facture. En pratique, l’entreprise souscrit une assurance-crédit auprès d’un assureur pour se protéger contre les défauts de paiement de ses clients. Si malgré les différentes relances un client ne paye pas sa facture, l’assureur rembourse à l’entreprise le montant de la facture impayée.

Ainsi, l’assurance-crédit intervient à différents niveaux :

🔹En amont, l’assureur étudie la solvabilité du portefeuille clients à garantir. Cette indication est utile à l’entreprise : le client mauvais payeur peut se voir appliquer un process spécifique au moment de la commande – versement d’un acompte, par exemple – l’entreprise peut même choisir de mettre un terme au partenariat commercial.

🔹Au moindre incident de paiement, l’assurance-crédit prend à sa charge les procédures de recouvrement de créances adaptées. L’entreprise n’a pas à gérer les relances amiables ni le contentieux – un gain de temps précieux.

🔹En cas de défaut de paiement, l’assureur indemnise l’entreprise : son manque à gagner est moindre, sa santé financière est préservée.

Très attractive, l’assurance-crédit comme solution de recouvrement de créances présente néanmoins quelques limites :

🔹Seul le défaut de paiement déclenche les process : l’assurance-crédit n’est pas une solution de gestion de l’encours client, c’est-à-dire qu’elle ne permet pas d’éviter les retards de règlement. L’entreprise peut se retrouver à faire face à de nombreux retards de paiement, qui grèvent sa trésorerie jusqu’à son indemnisation par la compagnie d’assurance.

🔹L’indemnisation des impayés ne couvre pas à 100% le montant de la créance.

🔹L’assurance-crédit a un coût. Le prix est calculé eu égard au risque couvert et à l’encours garanti. Ce coût peut représenter une charge importante notamment pour les PME.

 

Recouvrement de créances : l’affacturage pour financer le décalage de trésorerie

L’affacturage consiste à céder ses créances clients à une société, – le factor –, qui verse à l’entreprise le montant des créances cédées. Au jour de l’échéance, le client débiteur règle directement auprès du factor. En d’autres termes, cette technique de financement de court terme permet à une entreprise de transformer ses factures clients en cash immédiat.

Le fonctionnement de l’affacturage est le suivant : l’entreprise vend ses factures au factor qui lui avance une partie du montant des factures, généralement entre 70 % et 90 %, en fonction du risque associé à chaque client. La société d’affacturage se charge ensuite de recouvrer les factures auprès des clients et verse le solde restant à l’entreprise, après avoir déduit les frais de gestion.

A noter : en cas d’anomalie de paiement au jour de l’échéance, la gestion du contentieux et la prise en charge de l’impayé peut aussi incomber à l’entreprise, en fonction des modalités du contrat.

L’affacturage est une solution de recouvrement de créances séduisante, dans la mesure où l’entreprise ne supporte pas le décalage de trésorerie – entre le jour de la facturation et le jour de l’échéance. Elle dispose immédiatement des fonds et l’externalisation du recouvrement lui permet de se concentrer sur son cœur de métier. Attention néanmoins à bien connaître les limites de l’affacturage :

🔹Dans le cadre d’un contrat d’affacturage avec recours, l’entreprise n’est pas couverte en cas d’impayé : au-delà du fait que les procédures de recouvrement de créances sont à sa charge, l’entreprise doit rembourser au factor les sommes avancées.

🔹La société d’affacturage prend en charge la gestion des créances clients – suivi, relances, encaissement… Dans ces conditions, la société perd la maîtrise de son relationnel clients, qui peut en pâtir.

🔹L’affacturage ne relève pas le poste clients de toutes ses fonctions. L’entreprise doit chaque mois sélectionner les créances à céder, vérifier les taux pratiqués…

🔹Cette solution coûte cher – d’autant plus dans le cas d’un affacturage sans recours. Au-delà des frais de gestion et d’ouverture de compte, compter 4 à 8% de commission de financement – et éventuellement le prix de l’assurance impayés.

A noter : si certaines entreprises ne peuvent pas se permettre de payer le prix de cette solution de recouvrement de créances, d’autres peuvent se voir refuser l’accès à l’affacturage. Les factors exigent en effet un niveau élevé de solvabilité du portefeuille clients de l’entreprise.

 

Recouvrement de créances : faire appel à un tiers pour recouvrer les créances

Le recours à un cabinet de recouvrement

Lorsqu’une entreprise rencontre des difficultés à recouvrer une créance auprès d’un client, elle peut choisir de mandater une société de recouvrement pour récupérer les sommes dues. Plusieurs étapes seront alors suivies :

🔹L’entreprise signe un mandat qui précise le domaine d’intervention du cabinet de recouvrement ainsi que sa rémunération. La société de recouvrement examine la créance en question pour évaluer sa validité et sa solvabilité. Si la créance est jugée recevable, la société commence alors à travailler sur le dossier.

🔹En cas d’anomalie de paiement, le cabinet de recouvrement prend à sa charge la procédure amiable ou contentieuse. La société de recouvrement s’occupe de prendre contact avec le débiteur et effectue les relances nécessaires pour obtenir un recouvrement à l’amiable. Au besoin, des actions juridiques peuvent être lancées. De son côté, l’entreprise est déchargée des tâches et du coût liés au recouvrement de la créance.

🔹Si le débiteur paie la créance en question, la société de recouvrement prélève une commission sur le montant récupéré et reverse le reste à l’entreprise.

Cette solution, en aval de la gestion du poste clients, est avantageuse dans la mesure où elle offre un gain de temps précieux à l’entreprise créancière. Elle comporte toutefois certaines limites :

🔹Le cabinet de recouvrement n’intervient qu’en aval : il ne gère pas le poste clients et ne permet pas de limiter les retards de paiement.

🔹Les méthodes de certaines sociétés de recouvrement sont largement décriées : les clients débiteurs peuvent reprocher ces méthodes à l’entreprise, dont l’image de marque se retrouve dégradée.

🔹Le coût du service est élevé, et d’autant plus pour les « petites » créances – jusqu’à 25% du montant de la facture recouvrée. Le manque à gagner est important pour les PME, pourtant particulièrement exposées au risque d’impayés.

Faire appel à un avocat

Si l’avocat joue un rôle similaire à celui du cabinet de recouvrement, les effets diffèrent.

🔹Le recours à un avocat pour recouvrer une créance permet d’augmenter le niveau de pression exercé sur le débiteur récalcitrant. Un courrier d’avocat, en effet, est généralement plus intimidant.

🔹L’avocat, aguerri aux techniques de conciliation, permet de préserver les relations avec le client débiteur.

🔹L’avocat est en mesure d’accompagner l’entreprise en cas de suites judiciaires.

Sans surprise, se faire accompagner par un professionnel du droit a un coût relativement élevé. C’est pourquoi cette solution de recouvrement de créances, souvent ponctuelle, convient rarement aux TPE et PME.

L’intervention d’un huissier de justice

Mise en demeure, procédure judiciaire, saisie des biens… L’huissier de justice est autorisé à intervenir non seulement au stade amiable, mais aussi au stade contentieux du recouvrement de créances. Son intervention est notamment utile pour le recouvrement des « petites » créances d’un montant inférieur à 4 000 €.

A noter : l’huissier de justice a des pouvoirs plus étendus que les autres professionnels du recouvrement de créances, car il peut saisir les biens du débiteur et les vendre aux enchères pour récupérer la dette. Cependant, le coût de ses services peut être plus élevé que celui d’un avocat ou d’une société de recouvrement de créances. Aussi, l’utilisation de ces mesures plus sévères peut nuire à la relation commerciale entre l’entreprise et le débiteur.

Le logiciel de recouvrement de créances

Aussi appelé logiciel de relances clients, un logiciel de recouvrement est un outil de plus en plus répandu en entreprise, qui vise à limiter les impayés. Comment ? En facilitant le recouvrement, grâce à l’automatisation de nombreuses tâches afférentes à la gestion du recouvrement. Contrairement aux solutions précédentes, le logiciel de recouvrement de créances permet d’intervenir non seulement en aval, mais aussi en amont. Découvrons plus en détail son fonctionnement :

🔹L’interface du logiciel offre une visibilité en temps réel sur l’ensemble de l’encours client. La moindre anomalie est décelée à temps, et le service en charge peut rapidement identifier les clients à relancer en priorité, pour prendre des mesures efficaces sans délai.

🔹Le logiciel de recouvrement de créances permet de paramétrer des scénarios de relance clients personnalisés, et de les appliquer de manière automatisée. En agissant en amont, de manière personnalisée et automatique, l’entreprise s’offre l’opportunité d’éviter les retards de paiement – ou du moins de les limiter au maximum – sans consacrer trop de temps aux tâches de gestion de l’encours client.

🔹L’automatisation des procédures de relance permet de relancer 100% de ses débiteurs. Et ce, alors même que les services comptables ne parviennent en moyenne qu’à relancer 20% des clients.

🔹L’outil collaboratif permet d’impliquer tous les acteurs utiles de l’entreprise, et de garder la main sur les process en interne. Idéal pour préserver l’image de marque de l’entreprise.

Gain de temps, valorisation des compétences humaines, économies, garantie de process infaillibles… Recourir à un logiciel de recouvrement est bénéfique à plusieurs titres. Surtout, le coût d’un logiciel de recouvrement est largement inférieur au coût des autres solutions – jusqu’à 10 fois moins cher que l’affacturage, par exemple.

Le logiciel de recouvrement de créances permet donc de limiter en amont les défauts de paiement, réglés à prix coûteux par les solutions précédemment évoquées. Le recours à un huissier de justice pourra s’avérer nécessaire, bien entendu, en cas d’anomalie persistante. Mais comme dit le dicton ; mieux vaut prévenir que guérir !

 

Logiciel de recouvrement : selon quels critères choisir sa solution ?

Vous vous en doutez : tous les logiciels de recouvrement de créances ne se valent pas. Avant de choisir votre solution, veillez à ce que les fonctionnalités suivantes soient bien proposées :

🔹Un tableau de bord synthétique ET exhaustif : ce dernier doit vous permettre d’avoir une vision claire et à 360° sur votre encours. A ce titre, l’ergonomie et l’intuitivité de l’interface jouent un rôle clé. L’outil doit également vous permettre de pouvoir afficher en temps réel le scoring des clients, afin que vous puissiez identifier en un clin d’œil les créances les plus importantes et suivre les mauvais payeurs. Dans le même ordre d’idées, le tableau de bord doit aussi proposer un système d’alertes. De cette façon, les personnes concernées seront directement notifiées.

🔹Des fiches clients détaillées. Coordonnées de contact, encours à jour, actions de recouvrement déjà entamées, promesses de paiement effectuées… Pour savoir quelle est la meilleure action à entreprendre face à un retard de paiement, vous avez besoin de connaître son profil payeur et d’accéder à l’historique des actions déjà menées à son intention.

🔹Prévision des encaissements. Si l’outil retenu propose un calendrier des encaissements à venir, vous serez en mesure de mieux piloter votre trésorerie. Vous disposerez ainsi d’une vue d’ensemble sur les entrées et sorties d’argent à venir.

🔹Scénarios de relance automatisée. Cette fonctionnalité est indispensable pour pouvoir réellement gagner en temps et en efficacité dans son processus de recouvrement. Elle vous permettra en effet de définir en amont plusieurs scénarios types, à appliquer en fonction des différents profils de payeurs. Lorsque l’échéance du règlement approche, vous n’avez qu’à lancer le scénario adapté, en quelques clics, pour que le process de recouvrement le plus efficient soit automatiquement enclenché.

🔹Reporting. De cette façon, l’information est transmise en temps réel et partagée à tous les services concernés de l’entreprise. De quoi faciliter la collaboration entre services, et augmenter ses chances d’être payé dans les temps !

Lire aussi : Comment choisir son logiciel de recouvrement de créances ?

 

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