ETI : 3 astuces pour maîtriser ses encours clients

Maîtriser parfaitement ses encours clients, c’est l’assurance de réduire ses retards de paiement et ses litiges. A la clé : un gain de trésorerie considérable, et autant de chances de se développer rapidement. Comment procéder ? Découvrez 3 astuces précieuses à l’adresse des ETI.

Maîtrise des encours clients en ETI : pourquoi c’est important ?

Pour rappel, les encours clients correspondent à l’ensemble des créances dues à une entreprise par ses clients. Ils englobent notamment : les factures à émettre, les créances échues et les créances non échues. Parce que l’encours clients représente de l’argent facturé, mais pas encore encaissé, c’est un poste qui doit faire l’objet d’une attention toute particulière. Les encours clients impactent en effet directement la gestion du BFR (besoin en fonds de roulement) et la trésorerie d’une entreprise. Une mauvaise gestion de l’encours client fait peser un risque de solvabilité pour l’entreprise et peut donc menacer son image de marque. A ce titre, il convient de s’équiper des outils adéquats pour suivre l’évolution des encours clients au quotidien.

Il est notamment important de pouvoir calculer :

• L’encours théorique, qui se rapporte au solde débiteur devant figurer dans le compte client si les délais de paiement sont respectés
• L’encours réel
• L’écart observé entre l’encours théorique et l’encours réel, pour s’assurer du bon niveau de l’encours client.

L’entreprise doit par ailleurs être très attentive au délai moyen de paiement de ses clients, car un délai trop important fait peser un risque significatif pour la santé financière de l’entreprise. Evidemment, il est impossible de s’affranchir complètement d’un encours client, mais il est important de veiller régulièrement à sa maîtrise. Pour ce faire, plusieurs astuces existent.

ETI : 3 astuces pour maîtriser ses encours clients

Du contrôle des créances aux procédures de relance, il convient de standardiser et d’automatiser autant que possible sa gestion du recouvrement, tout en tenant compte des spécificités de chaque client. En outre, il faut pouvoir impliquer tous les salariés de l’entreprise dans cette démarche, en insufflant une culture cash au sein de chaque département. En d’autres mots, la maîtrise des encours clients requiert rigueur et stratégie, en s’appuyant sur une visibilité à 360° sur les flux financiers et comptables de l’entreprise. Sans plus attendre, découvrez nos astuces.

1.      Offrez-vous une visibilité parfaite et partagée

Maîtriser ses encours clients ne s’improvise pas. Pour bien maîtriser son encours client, il convient dans un premier temps de disposer d’une visibilité parfaite, et partagée à différents niveaux de l’ETI. Pour pouvoir agir à sa mesure dans des délais brefs, et augmenter les chances de réduire son DSO, chaque collaborateur concerné doit avoir accès à l’information adaptée, en temps réel et de manière intuitive. Exit donc les fichiers de suivi Excel, peu ergonomiques et pas du tout adaptés aux enjeux d’une grande entreprise.

Pour être efficiente, l’ETI doit se doter d’une plateforme de recouvrement de créances qui propose des tableaux de bord complets et personnalisables, eu égard au niveau d’information auquel chaque collaborateur est autorisé à accéder. Un système de filtres doit pouvoir être activé à cet effet.

Le tableau de bord qui permet de maîtriser ses encours clients offre :

• Une vision globale de l’encours client avec mention du montant total des créances à l’instant T, du montant des acomptes déjà versés, des prévisions d’encaissement et promesses de paiement, des retards de paiement – échéance et montant de la facture inclus.
• Une vision de l’encours par client et à la pièce
• Une vision consolidée réservée à la Direction Financière, incluant les différents indicateurs et KPI (DSO, balance âgée, classe de risque, collection rate, encours assuré et factoré…).

Grâce à cette visibilité parfaite et partagée en temps réel, chaque collaborateur est en mesure d’agir à son niveau, au moment opportun. Résultat : les process de recouvrement de créances sont plus efficaces, l’encours client est mieux maîtrisé.

2.      Mettez en place des process de recouvrement stricts et efficaces

En ce sens, il est important de mettre en place une politique de recouvrement homogène à toute la société : à partir de quels montants une relance devient-elle prioritaire ? A quel moment envoyer le mail de prévenance ? Et celui de relance ? Qui sont les clients stratégiques qui nécessitent un appel téléphonique ?

Grâce à une répartition claire du rôle de chacun et des process clairement définis, chacun sait ce qu’il a à faire. Avec le bon outil, les données sur l’encours client sont consolidées, de manière à offrir une vision macro.

3.      Automatisez et personnalisez la relance

Parce que l’ETI compte un gros volume de clients, elle ne peut se permettre d’effectuer manuellement les relances. Elle ne peut pas se permettre non plus d’envoyer le même message à tous ses clients, certaines situations nécessitant une approche personnalisée. Ainsi, une bonne maîtrise des encours clients de l’ETI passe inévitablement par l’automatisation des process. Plus qu’une nécessité, automatiser la relance représente une véritable opportunité pour l’entreprise, dans le sens où l’automatisation offre :

• Un gain de temps considérable : en quelques clics seulement, une tâche fastidieuse et rébarbative est effectuée.
• Une fiabilité optimale : le risque d’oubli ou d’erreur humaine est réduit à néant. Les clients qui doivent être relancés le sont systématiquement. L’image et la réputation de l’ETI s’en trouvent renforcées.

Au-delà de l’automatisation, l’ETI a tout intérêt à miser sur l’IA pour gagner en efficacité au moment de gérer son encours client. Le système de scoring est particulièrement utile dès lors qu’il permet de personnaliser la relance :

• Chaque client est classé dans un profil payeur. Catégoriser les clients selon leur santé financière permet de mieux fixer les priorités de recouvrement. Cette approche permet d’optimiser au maximum sa stratégie de recouvrement.
• En cas d’anomalie de paiement, le process s’enclenche automatiquement et intelligemment. Moyen de contact, fréquence des relances, contenu de la relance : le recouvrement est mis en œuvre grâce au paramétrage payeur.

Ainsi, automatisation rime avec personnalisation, au service du bon recouvrement de vos créances. En effet, de cette façon, la relance est d’autant plus efficace : l’ETI augmente ses chances d’encaisser plus rapidement et de mieux maîtriser son encours client.

Clearnox, la plateforme pour maîtriser l’encours client de l’ETI

Vous l’aurez compris : la visibilité sur l’encours client, la mise en place de process de recouvrement et l’automatisation de la relance personnalisée constituent des enjeux majeurs pour bien maîtriser son encours client. C’est pourquoi l’ETI a beaucoup à gagner à se doter d’un logiciel de recouvrement de créances performant.

Conscient des enjeux rencontrés par les ETI, Clearnox regroupe toutes les fonctionnalités nécessaires pour permettre aux grandes entreprises de réduire leur DSO et de gagner en trésorerie.

• Des tableaux de bord synthétiques pour une vision claire et en temps réel de l’encours client.
• Un fonctionnement collaboratif simplifié, avec système de filtres multi-utilisateurs et reporting périodique, pour permettre à chaque collaborateur, à tous niveaux de l’ETI, d’agir au bon moment et de la bonne manière.
• Des process automatisés, pour effectuer les relances auprès d’un large volume de clients sans perdre de temps.
• Des relances personnalisées grâce au scoring, pour communiquer de manière d’autant plus efficace et accélérer les délais de recouvrement.
• Une gestion multi-sociétés et multi-devises, avec des données consolidées pour une vision macro de l’encours client.

Solution de suivi, relance et paiement de factures, Clearnox est un puissant outil adapté aux enjeux des ETI qui vous permettra de réduire les retards de paiement et donc de mieux gérer vos encours clients. Notre solution relance déjà plus de 150 000 clients par mois et gère plus de 700 millions d’euros d’encours, pour plus de 10 milliards de factures réglées. Vous souhaitez optimiser vos encours clients tout en équipant vos collaborateurs d’une solution intuitive et innovante ? Relancer systématiquement l’ensemble de vos encours clients par des scénarios de relance adaptés ? Testez sans tarder les bénéfices du logiciel Clearnox, lors d’une démonstration gratuite !