Nouveau service : dématérialisez l’envoi de vos courriers de relance d’un simple clic !

En partenariat avec Docaposte, Clearnox enrichit son offre de services en donnant la possibilité à ses utilisateurs de dématérialiser et d’automatiser l’envoi de leurs courriers. Avec cette nouvelle fonctionnalité, gain de temps, efficacité et optimisation des coûts sont au rendez-vous.

 

 

L’envoi de courriers papier reste indispensable pour le recouvrement des créances

 

Bien que les échanges par mail soient omniprésents dans les échanges professionnels, les courriers papier restent incontournables dans le cadre de certaines procédures. Le recouvrement de créances n’échappe pas à la règle. Si l’envoi d’emails suffit pour les étapes de prévenance, de relance et de remerciements, il faut passer au courrier lorsqu’un retard de paiement est constaté. En effet, à défaut de paiement après la première ou la deuxième relance, mieux vaut envoyer une lettre recommandée avec avis de réception.

Le courrier est un outil de relance approprié pour les clients non-réactifs par mail et représentent un niveau de pression plus important qu’un simple mail. Avant d’entreprendre des mesures plus restrictives en cas de contentieux, un tel courrier constituera également la preuve que vous avez tout mis en œuvre pour obtenir votre dû.

Malheureusement, l’envoi de courrier format papier est contraignant. Il faut l’imprimer, le mettre sous pli, se déplacer à la Poste pour l’affranchir… Cela représente une perte de temps et des désagréments au quotidien. Pour peu que l’imprimante n’ait plus d’encre ou que vous soyez à cours d’enveloppes, et c’est toute la procédure de relance client qui s’en retrouve retardée.

Pour s’affranchir de ces contraintes, il existe pourtant des solutions dématérialisées et connectées. Afin de proposer une solution de A à Z à ses clients, Clearnox s’est associé à Docaposte pour proposer un service d’envoi dématérialisé des courriers.

 

Une fonctionnalité attendue

 

« Suite à une enquête, nous nous sommes rendu compte que plus de 75% de nos clients souhaitaient avoir une solution de dématérialisation de courriers, complémentaire à la solution proposée par Clearnox », relate Gilles Soaleh, Directeur commercial de Clearnox. Soucieux d’améliorer sans cesse la satisfaction de ses clients, en leur proposant une expérience fluide, Clearnox s’est alors tourné vers Docaposte pour proposer une solution de bout-en-bout.

Filiale numérique du Groupe La Poste, Docaposte propose un panel de solutions liées à la dématérialisation des échanges professionnels. Sa solution d’envoi automatique de courriers et lettres recommandées, dématérialisées et re-matérialisées, est particulièrement puissante.

Lire aussi >  Relance clients : pourquoi utiliser des solutions dématérialisées et interconnectées pour vos courriers

Envoi automatique de courriers et lettres recommandées : comment ça marche ?

 

Avec cette solution intégrée au logiciel Clearnox, un chef d’entreprise n’a qu’à appuyer sur un bouton pour que ses factures soient directement envoyées par mail ou par courrier simple ou recommandé. Factures, paies, relevés, avis d’échéance… De l’impression à la remise à La Poste, Docaposte s’occupe de tout, de la mise sous pli et de l’affranchissement. Les bénéfices pour l’utilisateurs sont immédiats : en plus de gagner un temps précieux, il accède à une optimisation des coûts non négligeable.

5 raisons d’adopter cette nouvelle fonctionnalité

1. Être payé plus rapidement. Avec cette solution, vos courriers de relance sont automatiquement envoyés dans les plus brefs délais, ce qui vous assure d’être payé plus rapidement.
2. Gagner du temps dans la gestion de son poste client. Plus besoin de s’embêter à passer à la Poste pour vos courriers recommandés, il suffit d’un clic. Vos collaborateurs n’ont plus à se soucier de cette tâche et gagnent en productivité.
3. Faire des économies sur les frais d’envoi. A l’échelle d’une entreprise, l’envoi de courriers papier peut vite représenter un budget conséquent. Docaposte dispose d’une force de frappe permettant de réduire significativement les coûts d’impression et d’affranchissement.
4. Disposer d’une preuve d’envoi irréfutable. Grâce à l’horodatage de l’émission des courriers simples, vous êtes en mesure de prouver que vous avez relancé tel client à telle date, ce qui fluidifie le processus de relance.
5. Franchir un nouveau pas dans la digitalisation. La dématérialisation et la re-matérialisation de courriers est une composante essentielle de la transformation digitale des entreprises. En vous dotant dès à présent d’une telle solution, vous prenez un coup d’avance sur vos concurrents.

Notons enfin que dans un contexte sanitaire compliqué où le télétravail tend à se généraliser, le fait d’éviter à vos collaborateurs de se déplacer pour aller à la Poste constitue un réel atout.

 

« En permettant un gain de productivité majeur sur les relances courriers, la solution Docaposte apporte une brique à forte valeur ajoutée à la promesse de valeur de Clearnox qui réside sur un gain de temps et une réduction de l’encours client. Nous sommes ravis de ce partenariat avec un acteur au leadership et à l’expertise incontestée sur la dématérialisation d’envoi de courriers », explique Gilles Soaleh. Grâce à ce nouveau service, Clearnox offre à ses utilisateurs tous les outils pour une gestion optimale de leurs courriers de relance, et pour une maîtrise exhaustive des procédures liées au recouvrement de créances.