Recouvrer les factures de manière conviviale : un dilemme ?

Une facture sur trois est payée en retard. 10 % dépassent même le délai de paiement de plus de 90 jours. C’est ce que nous apprend l’enquête réalisée par Graydon et l’UCM en avril 2022. Personne n’en doute : le cash-flow est la ligne directrice de votre entreprise. Mais en même temps, un autre défi se pose : comment recouvrer les factures sans mettre en péril la relation avec le client ? Découvrez comment une approche différente du recouvrement des créances peut réellement améliorer l’expérience client !

Une tâche ingrate mais indispensable

Depuis le 1er février 2022, le délai de paiement des factures B2B est plafonné à 60 jours. Du moins, c’est ce que prescrit le gouvernement. Dans la pratique, les choses ne sont pas si simples pour les PME : le recouvrement des créances reste une tâche ingrate et chronophage. En tant que PME, pouvez-vous simplement mettre les clients sous pression pour qu’ils paient leurs factures à temps ? Qu’en est-il de la relation avec le client ?

Une gestion efficace des débiteurs contribue à la santé financière de l’entreprise – et parfois à sa survie. Après tout, la plupart des faillites sont dues à un manque de liquidités.

Pourtant, le recouvrement de créances ne doit pas nécessairement se traduire par un rappel mécanique et impersonnel aux clients. Lorsqu’il est géré intelligemment, l’ensemble du processus est non seulement plus rapide et plus efficace, mais aussi plus convivial.

Du recouvrement à l’amiable au recouvrement judiciaire

Le recouvrement de créances comprend toutes les méthodes que vous avez à votre disposition pour obtenir le paiement d’une facture de la part d’un débiteur.

Le recouvrement à l’amiable

Pas à pas, vous incitez le client à payer sa facture en retard. Vous commencez par un e-mail amical, suivi d’un ou plusieurs appels téléphoniques ou rappels si le client n’a toujours pas payé.

La mise en demeure

La mise en demeure, envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception, peut être considérée comme la dernière étape du processus de recouvrement à l’amiable. Une étape que vous voulez bien sûr éviter : les coûts sont plus élevés non seulement pour le client, mais aussi pour vous.

Le recouvrement judiciaire

Si le client refuse toujours de payer, vous vous tournerez vers les tribunaux en dernier recours. Une situation que vous voulez éviter à tout prix, tout comme votre client d’ailleurs…

Améliorer l’expérience client

Seule une PME sur quatre a mis en place un processus formalisé pour le recouvrement des créances. L’objectif est pourtant simple : grâce à un recouvrement amiable et convivial, éviter la mise en demeure ou le recouvrement judiciaire. Cela ne ferait que laisser un mauvais souvenir à votre client !

Votre objectif : faire en sorte que vos factures soient toujours en haut de la pile chez le client. Vous gardez une visibilité optimale sur votre encours et contribuez à une image professionnelle grâce à un processus de recouvrement prévisible et convivial. De cette façon, vous créez les meilleures conditions pour que votre client fasse à nouveau affaire avec vous par la suite.

Quelles mesures pouvez-vous prendre ?

Veillez à toujours avoir un aperçu clair et à jour de votre solde impayé. Cela vous évitera d’envoyer un rappel à un client par erreur – ce qui est très irritant pour le client qui a déjà payé ! En outre, vous évitez d’oublier certains clients et de mettre ainsi votre propre trésorerie sous pression.

Faites une faveur à votre client : envoyez-lui un message amical quelques jours avant la date d’échéance ! Il a la possibilité de s’organiser et d’inclure votre facture dans le prochain cycle de paiement. Le client a-t-il un problème à payer ? Il est alors plus probable qu’il vous contacte personnellement afin de prendre des dispositions concrètes pour un plan de paiement échelonné. Tout est mieux que de laisser les choses s’aggraver !
Personnalisez vos scénarios de relance. Bien sûr, vous ne voulez pas traiter tous les clients de la même manière. Personnalisez donc votre communication avec des scénarios de rappel spécifiques en fonction du profil du client. Toutefois, n’oubliez pas que le dialogue doit toujours être possible : vous pouvez négocier un délai de paiement plus long avec les clients qui connaissent des difficultés temporaires – c’est toujours mieux que de devoir intenter une action en justice.
Et enfin : remerciez votre client après le paiement ! Un message amical vous permet de terminer le processus de recouvrement sur une note positive et crée une attitude positive pour la prochaine transaction commerciale.

Un recouvrement efficace vous évite de devoir recourir à la justice : une communication appropriée et des scénarios efficaces préviennent les litiges. Vous êtes payé à temps et vous améliorez l’expérience de vos clients.

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