Facturen klantvriendelijk innen: een dilemma?

Een ondankbare maar onmisbare taak

Sinds 1 februari 2022 mag de betaaltermijn voor B2B facturen nog maximaal 60 dagen bedragen. Althans, dit is wat de overheid voorschrijft. In de praktijk blijkt het immers allemaal niet zo makkelijk voor de KMO: de inning van schuldvorderingen blijft een weinig dankbare en tijdrovende taak. Kan u als KMO klanten zomaar onder druk zetten om hun facturen tijdig te betalen? Hoe zit het dan met de klantrelatie?

Een efficiënt debiteurenbeheer draagt bij aan de financiële gezondheid van het bedrijf – en soms aan het overleven ervan. De meeste faillissementen zijn immers te wijten aan een gebrek aan liquiditeit.

Toch hoeft de inning van schuldvorderingen niet persé neer te komen op het mechanisch en onpersoonlijk aanmanen van klanten. Wanneer men het op een slimme manier aanpakt, gebeurt het ganse proces niet alleen sneller en efficiënter, maar ook klantvriendelijker.

Van minnelijke tot gerechterlijke invordering

De inning van schuldvorderingen omvat alle methodes die u ter beschikking heeft om de betaling van een factuur te bekomen van een schuldenaar.

De minnelijke invordering

Stapsgewijze spoort u de klant aan om zijn achterstallige factuur te betalen. U start met een vriendelijke e-mail om te beginnen, gevolgd door één of meer telefoontjes of aanmaningen als de klant nog steeds niet betaald heeft.

De ingebrekestelling

De ingebrekestelling, aangetekend te versturen met ontvangstbevestiging, kunt u beschouwen als de laatste stap in het traject van minnelijke invordering. Een stap die u natuurijk liefst van al wil vermijden: de kosten zijn niet alleen voor de klant, maar ook u hoger.

De gerechtelijke invordering

Wilt de klant nog steeds niet betalen, dan zal u zich in laatste instantie tot de rechter wenden: u dagvaardt de klant om de betaling van uw schuldvordering te verkrijgen. Ook in dit straatje wilt u, noch uw klant belanden.

Verbeter de klantervaring

Slechts één op vier KMO’s hanteert een duidelijk procesmatige aanpak bij de inning van schuldvorderingen. Het doel is nochtans eenvoudig: door minnelijke en klantvriendelijke invorderering, vermijden dat het tot een formele ingebrekestelling of gerechterlijke invordering moet komen. Daar houdt uw klant alleen maar nare herinneringen aan over!

Uw doelstelling : erop toezien dat de uw facturen steeds bovenaan de stapel liggen bij de klant.  U behoudt zelf een optimale visibiliteit op uw openstaande posten en draagt bij tot een professioneel imago bij uw klant door een voorspelbaar en klantvriendelijk invorderingsproces. Zo schept u de beste voorwaarden voor uw klant om later opnieuw met u in zee te gaan.

Welke maatregelen kan u nemen?

• Zorg ervoor dat u altijd een duidelijk en actueel overzicht heeft van uw openstaand saldo. Zo voorkomt u dat u een klant per vergissing gaat aanmanen – bijzonder irritant voor de klant die al betaald heeft! Bovendien vermijdt u dat u bepaalde klanten vergeet en dat daardoor uw eigen cash flow onder druk komt te staan.
• Doe uw klant een plezier: stuur hem een vriendelijk berichtje enkele dagen voor de vervaldag! Hij krijgt de kans om zich te organiseren en uw factuur op te nemen in de volgende betalingsronde.  Heeft de klant toch een probleem? Dan is de kans groot dat hij persoonlijk met u contact zal opnemen om concrete afspraken te maken over een afbetalingsplan. Alles is beter dan de zaken te laten escaleren!
• Personaliseer uw aanmaningsscenario’s. Natuurlijk wilt u niet iedere klant op dezelfde manier behandelen. Personaliseer dus uw communicatie met specifieke aanmaningsscenario’s in functie van het profiel van de klant. Let er echter wel op: dialoog moet steeds mogelijk zijn: u kunt met klanten die tijdelijke moeilijkheden ondervinden, een langere betalingstermijn onderhandelen – altijd beter dan wanneer u het tot een rechtsgeding moet laten komen.
• En tenslotte: bedank uw klant na betaling! Een vriendelijke boodschap laat u toe om het invorderingsproces met een positieve noot af te sluiten en goodwill te creëren bij de volgende commerciële transactie.

Een efficiënte minnelijke invordering voorkomt dus dat u de zaken moet laten escaleren komen: een aangepaste communicatie en doeltreffende scenario’s voorkomen geschillen; u wordt tijdig betaald en u verbetert uw klantervaring.

Clearnox helpt u bij het opzetten van een efficiënt en gebruiksvriendelijk incassoproces en geeft u de mogelijkheid om 50% van uw tijd te besparen door uw incassoproces te automatiseren.

Meer weten?