De l’implémentation rapide à l’amélioration du flux de trésorerie : pourquoi A&T Accounting & Fiscaliteit a choisi Clearnox

Un outil qui traite les factures impayées et fait payer les clients de manière conviviale : ça existe. Du coup, si un client souhaite partager ses expériences positives avec Clearnox avec le reste du monde, nous sommes là. Armés d’un tas de questions, nous nous sommes assis autour de la table pour écouter le récit passionné de Tom Verachtert, directeur d’A&T Accounting.

En conversation :
Tom Verachtert – Responsable Comptabilité & Fiscalité A&T
Tom Blight – Spécialiste marketing Codabox

Tom B : « Tom, vous en tant que protagoniste de cette conversation : parlez-nous un peu plus de votre personnalité professionnelle. »
Tom V. : « Je dirige A&T Accounting & Fiscaliteit, un cabinet comptable doté d’une certaine expertise dans l’accompagnement des clients. Un sens aigu du détail et des compétences en communication : appelez cela notre combinaison préférée. Bien sûr, nous axés sur les chiffres, mais nous nous soucions tout autant des personnes qui se cachent derrière eux.

Tom B : « Combien de dossiers avez-vous sous vos ailes ? »
Tom V. : « Nous avons une équipe de sept passionnés pour plusieurs centaines de clients issus de secteurs très différents ; petites et grandes entreprises, entrepreneurs expérimentés ou start-up. Nous veillons à maintenir en permanence un bon équilibre entre notre nombre de dossiers et un excellent service.

Tom B : « En parlant d’équilibre : les factures impayées sont aujourd’hui le cauchemar de nombreuses PME. Est-ce également le cas des cabinets comptables ?
Tom V. : « En effet, le suivi des débiteurs impayés est un point d’attention majeur. Pour nos clients, mais aussi pour nous. Le comptable est souvent le dernier sur la liste des personnes à payer, n’est-ce pas ? (rires). Les restaurants, par exemple, qui doivent choisir entre nous rembourser ou rembourser leur fournisseur de viande… eh bien.

« Nous voulons naturellement faire preuve d’empathie et comprendre certaines situations, mais à un moment donné, il faut lâcher prise. Une communication transparente pour expliquer notre flux de paiement est devenue nécessaire. Et on retrouve ce flow dans Clearnox (famille de ClearFacts).’

Tom B : « La recherche de la solution appropriée était-elle un long fleuve tranquille ?
Tom V. : « Eh bien, nous travaillions auparavant avec une sorte de méthode de rappel standard : un système très lourd et ancien. Nous voulions nous éloigner de cela. Après avoir étudié minutieusement ce que le marché avait à offrir, nous avons acheté un nouveau produit.

C’est bien en soi, mais tant d’étapes ont été nécessaires avant que le processus de mise en œuvre soit terminé… ouf. Et cela impliquait des coûts considérables. De plus : pour chaque ajustement que nous souhaitions effectuer, nous devions recommencer tout ce flux ou modifier toutes sortes de choses en arrière plan.

Tom B : « Par mise en œuvre, entendez-vous relier le nouveau logiciel à celui existant ? »
Tom V. : « Toute une analyse a effectivement été faite pour permettre aux deux de se parler ; le résultat a été une implémentation spécialement conçue pour que tout fonctionne. Tout cela prenait beaucoup trop de temps.

Tom B : « C’est alors que la bouée de sauvetage Clearnox est entrée en jeu (clin d’œil). »
Tom V. : « C’est vrai (clin d’œil en retour). Nous recherchions un outil capable de fonctionner avec notre application actuelle plus facilement et sans trop de complications.

Nous utilisions déjà ClearFacts et nous savions qu’il contenait un module complémentaire, un package supplémentaire, que nous pouvions connecter très facilement. Nous ne voulions prendre aucun risque et avons demandé de mettre en place d’abord un environnement de test. Et cela a été solutionné en un rien de temps. Nous avons immédiatement eu hâte de tout essayer.

Tom B : « Avez-vous rencontré des obstacles ? »
Tom V. : « Eh bien, non. On pourrait appeler cela un scénario plug & play. Dès la mise en ligne, nous avons remarqué que nous trouvions immédiatement tout ce dont nous avions actuellement besoin. Nous constatons que Clearnox est dans une phase de croissance et attendons déjà avec impatience les fonctionnalités à venir.

Tom B : « De quelles fonctionnalités parlez-vous, Tom ? »
Tom V. : « Très précis : l’échéancier de paiement. Nous pouvons déjà saisir une promesse de paiement, mais si le package lui-même générait un plan de paiement – puis l’envoyait immédiatement aux clients – ce serait encore mieux. Cela évite bien des tracas, notamment en termes de suivi.

« Mais à part ça, Clearnox répond totalement à nos attentes (rires). L’outil s’intègre très bien à ce que nous avons déjà ; Nous sommes unanimement d’accord : Clearnox est une grande valeur ajoutée pour notre entreprise.’

Tom B : « Qui travaille avec l’outil ? Tout le bureau ? »
Tom V. : « Un employé s’occupe des débiteurs impayés. Pendant la phase de test, tout était très intuitif ; tout s’est fait naturellement. Nous avons suivi une formation, mais je pense que nous nous en serions très bien sortis sans cela.

En seulement une semaine – du test à la production – nous avons tout essayé et oui, il y a eu un déclic. Si je compare cela avec notre premier achat ; il a fallu cinq mois pour en arriver au même point.

« Notre choix a donc été rapidement fait. ClearFacts (avec toutes les données) et Clearnox sont tellement alignés qu’une migration n’était même pas nécessaire. »

Tom B : « La vie peut parfois être simple. Quoi qu’il en soit, lorsque l’on parle de factures impayées, les relances interviennent automatiquement. La frontière est parfois ténue entre une communication amicale et ferme envers les payeurs en retard. Clearnox donne-t-il une touche humaine à cela ?
Tom V. : « Ce qui est bien, c’est que vous pouvez déjà travailler de manière proactive dans l’outil. Vous pouvez envoyer un rappel de courtoisie avant la date d’échéance. Un rappel ultérieur n’est souvent plus nécessaire. De plus, vous pouvez adapter les courriers à votre client ; la façon dont vous leur écrivez, les horaires, etc.

Tom B : « Et puis la grande question : avez-vous réellement moins de factures impayées depuis l’heureuse introduction de Clearnox ?
Tom V. : « Oh oui, absolument. Le flux de trésorerie est un facteur important. Nous essayons donc également de faire comprendre à nos clients qu’un bon suivi des paiements garantit que vous êtes dans une bien meilleure position en termes de trésorerie. C’est certainement l’une des raisons pour lesquelles nous avons choisi Clearnox : pour maintenir également notre propre trésorerie.

Et ça colle vraiment bien : je le confirme formellement (rires). Car à ce stade, nous venons d’améliorer notre trésorerie de 40% à 50%..

Tom B : « Vous parlez d’un pas de géant. L’utilisation de Clearnox a-t-elle conduit à de nouvelles perspectives ?
Tom V. : « Dans tous les cas, un suivi cohérent des factures est indispensable. Et que nous préférons alerter nos clients une fois de trop plutôt qu’une fois trop peu. Ils sont tellement occupés par leur entreprise que ces factures impayées finissent (inconsciemment) dans un coin oublié. Mais si vous souhaitez développer votre entreprise, vous avez besoin de liquidités.

Tom B : « Quels mot utiliseriez-vous pour convaincre vos collègues de travailler avec Clearnox ?
Tom V. : ‘Le suivi (du manuel à l’automatique), le gain de temps, la trésorerie, le prix justifié, … Dois-je continuer (rires) ?

Tom B : ‘Non, tu m’as convaincu 😉. Merci beaucoup pour votre temps, Tom, et pour votre confiance inébranlable dans nos outils.