8 bonnes pratiques pour prévenir les impayés

Facturer c’est bien, encaisser c’est mieux. Les retards de paiement et les impayés grèvent la trésorerie de l’entreprise, et peuvent générer des situations très problématiques – de la perte d’opportunités de développement au dépôt de bilan. Pour maintenir sa bonne santé financière, l’entreprise doit donc mettre en place des actions efficaces pour prévenir les impayés, de manière à réduire a minima son encours client. Voici 8 bonnes pratiques à adopter dans cet objectif.

 

L’analyse du risque client, un préalable utile.

En B2B, l’entreprise a différents moyens d’évaluer le risque client.

–          Les données financières en libre accès sur le web renseignent notamment sur le montant du chiffre d’affaires et le bilan annuel de la société. Un bon point de départ pour mesurer la solvabilité du client.

–          Exiger une copie d’extrait K-bis permet de s’informer sur le montant du capital social, un bon gage de solvabilité, et sur la longévité de la société, indicateur de la fiabilité du client.

Ces données connues, vous pouvez anticiper le comportement payeur du client et prendre certaines mesures en adaptant les CGV – imposer un délai de règlement plus ou moins long, exiger le paiement total des factures précédentes avant toute nouvelle commande – et adapter vos scénarios de relance – nombre de relances, contenu du message et timing de mise en œuvre. Ce faisant, vous réduisez le risque d’impayés.

Attention : le comportement payeur du nouveau client, malgré vos précautions, peut vous surprendre. Difficultés financières exceptionnelles, réorganisation au sein du groupe : une société solvable peut s’avérer être un mauvais payeur. C’est pourquoi vous devez associer votre analyse préalable du risque client à d’autres bonnes pratiques en aval.

 

Le prélèvement SEPA pour une marge de contrôle étendue.

Le prélèvement SEPA vous permet d’inverser l’initiative du règlement : à l’échéance de la facture, c’est vous qui sollicitez le paiement auprès de la banque du client débiteur. Contrôler ainsi vos encaissements vous offre la possibilité de réduire considérablement les retards de paiement et les impayés.

A noter : le prélèvement SEPA n’est envisageable que dans les pays de la zone Euro. Pour le mettre en place, vous devez préalablement obtenir du client qu’il signe un mandat SEPA en bonne et due forme.

Tous les clients ne consentent pas à la mise en place de prélèvements SEPA. La procédure implique en outre que l’entreprise créancière présente elle-même les ordres de prélèvement SEPA à la banque

La prévenance comme 1^ère étape du scénario de relance.

Un retard de paiement n’est pas nécessairement dû à la mauvaise foi du client. Un manque d’organisation au sein de la société débitrice peut en effet mener à des « oublis » et des contestations potentielles. La prévenance vise à solutionner cette problématique récurrente : en amont de l’échéance de la facture, l’entreprise créancière adresse au client un rappel cordial précisant le montant de la facture et la date limite de règlement.

En initiant la communication en amont de l’échéance, l’étape de prévenance offre l’avantage de faciliter la vie du client. Un service à forte valeur ajoutée de nature à le mettre dans les meilleures dispositions pour payer en temps et en heure – voire en avance.

 

L’automatisation des relances, un gain de temps précieux.

Une relance est efficace à condition d’adresser le bon message, au bon moment. Pour cela, la procédure de relance doit non seulement être personnalisée en fonction du profil du client, mais aussi être mise en œuvre dans le cadre d’un timing strict. La tâche est chronophage, et source d’erreur humaine en raison du volume considérable d’emails et courriers à saisir.

–          Automatiser la relance client permet de gagner du temps. Autant de temps économisé que le service comptable peut utiliser à d’autres fins productives.

–          Le service comptable parvient en moyenne à relancer seulement 20% des clients. L’automatisation vous assure que la totalité des clients est relancée.

–          En automatisant la prévenance et la première relance, vous réduisez la marge d’erreur à néant. La relance est 100% efficace, et l’image de votre entreprise est valorisée.

L’efficacité et la fiabilité de l’outil d’automatisation de relance vous permet ainsi de réduire les impayés.

 

Catégorisation par profils payeurs.

Associée à l’automatisation des relances, la catégorisation par profils payeurs vous fait encore gagner en efficacité. Il s’agit de classer les clients en fonction de leur comportement payeur : isoler les mauvais payeurs des bons, différencier grands comptes et PME…

A noter : un outil « intelligent » de scoring permet d’analyser les comportements de paiement sur la base des transactions passées pour attribuer automatiquement un profil payeur, un gain de temps précieux…

Une fois la catégorisation effectuée, vous êtes en mesure d’appliquer un scénario de relance personnalisé (et automatisé) par profil. La personnalisation de la relance augmente le niveau de persuasion du message, et contribue ainsi à prévenir les impayés.

 

Les remerciements clients pour instaurer un cercle vertueux.

Dernière étape du scénario de relance, le remerciement du client. Peu d’entreprises s’y astreignent, et c’est justement pour cette raison qu’il représente une véritable valeur ajoutée pour le créancier.  En remerciant le client, vous mettez en avant le haut niveau de qualité de votre service client et maintenez une communication régulière et cordiale et notamment auprès des services comptables qui n’en ont pas l’habitude ! Le cercle vertueux se met en place : une bonne communication s’instaure avec votre client, qui s’habitue à votre process de relance au point de prendre le parti de payer plus rapidement ses factures. Vous misez ainsi sur une réduction des délais de paiement sur le long terme.

 

Culture Cash : la philosophie gagnante en entreprise.

La culture cash, c’est insuffler au sein de l’entreprise une volonté collective de maintenir un niveau de trésorerie suffisant. Elle consiste donc à impliquer l’ensemble des collaborateurs dans le process de relance, de manière à décupler l’ensemble des efforts réalisés en vue de prévenir les impayés. Les commerciaux, par exemple, disposent d’une connaissance approfondie de la situation financière de leurs clients : ils peuvent collaborer avec le service comptable pour accélérer les paiements.

Dans cet objectif, il est indispensable de mettre en place un outil de recouvrement de créances dont les fonctionnalités permettent une visibilité partagée de l’encours client.

 

Le logiciel Clearnox, LA solution pour réduire vos impayés.

Le logiciel de recouvrement de créances Clearnox est une solution clé en main pour prévenir les impayés. Ses fonctionnalités intelligentes permettent en effet de personnaliser et d’automatiser vos scénarios de relance par profil de client payeur, pour d’autant plus d’efficacité et de qualité notamment avec la prévenance et le remerciement. Vous disposez en outre d’une visibilité parfaite et partagée sur votre encours client pour partager avec les commerciaux et développer la culture cash : indispensable pour piloter efficacement votre trésorerie et vous offrir des perspectives de développement accrues.