DAF : à l’heure de la rentrée, digitalisez vos processus

La crise sanitaire a accéléré la transformation numérique de la fonction finance en entreprise. L’objectif : réorganiser les processus quand les équipes se retrouvaient à travailler à distance, afin de maintenir l’activité. Si la digitalisation permet la collaboration en télétravail, ses bénéfices ne s’arrêtent pas là. Les technologies désormais à disposition du DAF constituent des outils indispensables pour l’accompagner dans son rôle, en pleine évolution.

La fonction finance naturellement amenée à se digitaliser

Le contexte actuel fait du digital une véritable opportunité pour le DAF.

• Le contexte sanitaire a été le déclencheur du télétravail, qui tend à se maintenir et à se développer même en post-Covid 19. Quand les différents services de l’entreprise ne sont pas réunis au bureau, le DAF a besoin d’une plateforme collaborative pour assurer la circulation de l’information et la fluidité des échanges dans des conditions infaillibles.
• La crise a largement impacté l’économie, et les finances de l’entreprise deviennent un point d’attention majeur. Source essentielle de financement : le poste client. Pour sécuriser la trésorerie sans perdre de temps, le DAF s’appuie sur des outils d’automatisation de la facturation et de la relance. A la clé : réduction des retards de paiement et du risque d’impayés.
• La nouvelle réglementation sur la facturation électronique oblige progressivement les entreprises à facturer de manière dématérialisée. A l’horizon 2025, PME et TPE seront également concernées. Plus qu’une obligation légale, la facturation électronique est une aubaine. Réduction des coûts, sécurisation des documents, amélioration du pilotage de la trésorerie et optimisation des compétences : le DAF a tout intérêt à anticiper la réglementation en adoptant dès à présent la facturation électronique.
• La fonction de DAF évolue : autrefois cantonné au traitement de la donnée, son rôle se concentre aujourd’hui sur son analyse. Il s’agit d’identifier les risques pour prévenir leur survenance. Pour accélérer la prise de décision, le DAF a besoin d’une vision claire et organisée sur la donnée, et d’un accès partagé à l’information dans une vision collaborative. L’usage d’outils digitaux apparaît encore une fois essentiel.

Le rôle clé du DAF, pivot de l’entreprise, le désigne comme le moteur de la transformation digitale. Le DAF a beaucoup à gagner à adopter sans tarder les outils adaptés, et à aider les collaborateurs à se familiariser à leur usage.

Quelles solutions digitales pour optimiser les processus ?

#1 Partager l’information de manière claire, en temps réel

La collaboration devient un véritable atout en entreprise. L’intérêt général prime : c’est l’action collective des équipes qui permet à l’entreprise de mieux performer, plus vite. Il s’agit donc pour le DAF de partager l’information utile aux différents services de l’entreprise. Pour cela, il est important que la solution digitale offre un tableau de bord :

• Un tableau de bord qui permet de configurer les droits d’accès – certaines données sensibles ne peuvent être partagées à tous les niveaux de l’entreprise.
• Un tableau de bord parfaitement organisé, de manière à disposer d’une vision claire en un clin d’œil.
• Un tableau de bord qui remonte l’information en temps réel, pour éviter les erreurs et accélérer les processus.

Illustration : un tableau de bord sur la situation globale de l’encours client permet d’alerter en cas d’anomalie de paiement, pour prendre immédiatement les mesures nécessaires pour encaisser.

#2 Miser sur l’automatisation des tâches

A l’heure des nouvelles technologies, l’automatisation est au cœur des enjeux. Pour gagner du temps, pour réduire la pénibilité des tâches et pour empêcher l’erreur humaine. Dans la perspective de sécurisation de le trésorerie, l’automatisation des tâches est incontournable :

• La relance client est une tâche répétitive, donc chronophage, rébarbative et source d’erreurs. En l’automatisant, le DAF s’offre – outre le gain de fiabilité qui impacte également l’image de marque – l’avantage de dégager du temps aux collaborateurs : ils se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise, sur des missions plus stimulantes.
• Une bonne solution digitale permet également de paramétrer des scénarios de relance automatisée : chaque étape de la relance, de la prévenance aux remerciements, est mise en œuvre par le logiciel au moment opportun. Pour l’entreprise, c’est la garantie de n’oublier aucun client et d’améliorer l’efficacité de ses processus. Résultat : les retards de paiement diminuent considérablement, la trésorerie de l’entreprise s’en ressent à la hausse.

#3 Dématérialiser processus et documents

Le DAF a à cœur de sécuriser son système d’archivage. Dans le domaine de la finance en effet, il s’agit d’organiser les pièces de manière à en disposer dès que nécessaire – en cas de conflit avec un client ou un prestataire, sur demande de l’administration fiscale… 2 volets à adresser :

• La facturation électronique : la solution digitale doit éditer les factures au format dématérialisé. Pour se conformer à l’obligation légale imminente, mais aussi pour réduire les coûts et participer à l’effort écologique en limitant les impressions papier.
• Un système d’archivage numérique : stockée au format numérique, la data est sécurisée. Au-delà de la sécurisation, c’est la gestion qui s’en trouve améliorée. Les documents sont parfaitement organisés, le DAF y accède sans difficultés.

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