Le digital au service de l’order to cash

L’order to cash, également O2C ou OTC, désigne l’ensemble des processus mis en œuvre dans l’entreprise pour gérer les différentes étapes du cycle client. Order to cash à traduire littéralement par « de la commande à l’encaissement », le cycle inclut ainsi : (i) la prise de commande et son traitement administratif, (ii) la préparation de la commande et (iii) sa livraison, (iv) la facturation du client, (v) l’encaissement – et le recouvrement des impayés le cas échéant. Dans le contexte actuel, l’entreprise ne peut se passer du digital dans son approche de l’order to cash. Il s’agit en effet de se maintenir dans la course, mais aussi de tirer parti des bénéfices de la digitalisation pour gagner en performance. Des processus plus agiles, des clients mieux satisfaits, une trésorerie sécurisée… le point sur le digital au service de l’order to cash.

Les 3 enjeux majeurs de l’order to cash

#1 Réduire la durée du cycle

Réduire la durée du cycle client est un enjeu majeur de l’order to cash. Il adresse en effet plusieurs enjeux sous-jacents, primordiaux pour l’entreprise qui vise le gain de performance.

De la commande à l’encaissement : plus le cycle est court, plus vite l’entreprise encaisse. En accélérant l’ensemble du cycle client, l’entreprise réduit ses délais de paiement : l’impact sur la trésorerie est considérable.
Réduire la durée du cycle, c’est également traiter plus rapidement les commandes, et livrer plus vite. Un argument de taille en faveur de la satisfaction client…
L’entreprise a aussi intérêt à accélérer le cycle client en vue de réduire le temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée. Facturation, saisie et lettrage règlements, relances papiers… l’entreprise gagne à libérer les collaborateurs de ces tâches chronophages, pour les mobiliser sur des tâches plus stratégiques.

#2 Réduire les coûts

Dans son approche de l’order to cash, l’entreprise poursuit un objectif de réduction des coûts. Il s’agit de minimiser les dépenses liées à des tâches qui, aussi essentielles soient-elles, représentent une faible valeur ajoutée. Le digital s’impose alors comme une solution de substitution efficace pour réduire les coûts.

Illustration : la saisie manuelle des informations client lors de la commande et de la facturation prend du temps. Pourtant la valeur ajoutée est moindre : le client n’est pas plus satisfait, l’entreprise ne gagne pas plus d’argent. L’entreprise réalise la non-valeur ajoutée de la saisie manuelle, et automatise les process grâce à une solution digitale.

#3 Gagner en qualité

La qualité des processus d’order to cash influe directement sur la satisfaction client. De la contractualisation de la commande à la facturation, un cycle fluide améliore l’expérience client : le parcours est simple, sans embûches. En augmentant la satisfaction, l’entreprise fidélise ses clients.

A noter qu’à l’inverse, un cycle client complexe et/ou long risque de créer de l’insatisfaction, préjudiciable à l’entreprise – et d’autant plus dans un contexte où les avis clients sont largement diffusés en ligne.

Le digital, indispensable pour optimiser l’order to cash

Le cycle client doit être rapide pour gagner en trésorerie et mieux satisfaire le client, pas cher car il implique des tâches à faible valeur ajoutée, et qualitatif pour fidéliser – et éviter l’insatisfaction. En réponse, l’utilisation d’un logiciel s’impose.

Le digital pour gérer parfaitement les données

Les données sont au cœur de l’order to cash : coordonnées client, bons de commande, devis et factures… L’entreprise traite un grand volume d’informations à chaque étape du cycle client. Grâce à une solution digitale performante, la data est numérisée et centralisée.

L’entreprise traite des données fiables et à jour en temps réel : le risque d’erreurs est réduit, la relation client s’en trouve améliorée.
Les données sont accessibles aux personnes autorisées : en fluidifiant la communication, l’information circule vite et la collaboration est facilitée. Résultat : l’ensemble des processus de l’order to cash est accéléré.
La visibilité est globale et précise : la solution digitale permet de suivre et de mesurer la performance des process grâce à des indicateurs clés. L’entreprise sur cette base détecte facilement les points à améliorer dans son approche de l’order to cash.
Une solution digitale performante centralise les échanges avec le client. La communication est améliorée, la satisfaction client également.

L’automatisation pour supprimer les tâches à faible valeur ajoutée

Le digital a apporté aux entreprises un outil puissant : l’automatisation. Si l’humain reste indispensable pour les tâches stratégiques, certaines tâches sont automatisables. Et l’order to cash en compte beaucoup… Parmi ces tâches à faible valeur ajoutée, la saisie manuelle et l’envoi de courriers sont particulièrement chronophages et rébarbatifs, sources d’erreurs préjudiciables pour l’entreprise. L’automatisation est essentielle pour optimiser le cycle client :

Saisie des commandes, édition des devis et factures, relance impayés… automatiser ces process permet de gagner un temps considérable, tout en réduisant la pénibilité du travail. L’entreprise s’offre l’opportunité de mobiliser les collaborateurs sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La saisie automatique et l’envoi automatisé des courriers permet d’éviter les erreurs – doublons, coquilles, oublis… L’entreprise améliore son image de marque, et augmente son taux de satisfaction client.

L’apport du digital à l’étape du recouvrement

Etape ultime de l’order to cash : l’encaissement. Dans ses process de recouvrement de créances, l’entreprise a tout intérêt à utiliser une solution digitale. En automatisant les tâches, en effet, l’entreprise réduit ses délais de paiement et améliore son taux de recouvrement.

Le digital au service de l’order to cash : comment le mettre en œuvre ?

3 facteurs clés assurent le succès du projet de digitalisation de l’order to cash :

Consciente des enjeux, l’entreprise a la volonté de faire évoluer ses process.
En fonction de ses besoins et de ses problématiques propres, l’entreprise choisit la bonne solution digitale, et le bon partenaire.
Accompagnée par son fournisseur de logiciel, l’entreprise fait la transition en interne.

Editeur de logiciel de recouvrement de créances, Clearnox se met au service de l’order to cash. En vous fournissant une solution performante, et en vous accompagnant dans la mise en œuvre du changement. Notre objectif commun : mettre en place une procédure de relance adaptée, pour vous permettre d’encaisser au bon moment.

Découvrez, via notre démonstration en ligne, comment Clearnox se met au service de l’order to cash.