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Si vous utilisez encore des méthodes manuelles comme les balances âgées sous Excel pour gérer vos relances clients, vous passez à côté de solutions automatisées qui pourraient transformer votre quotidien. Mais qu’est-ce qu’un logiciel de recouvrement exactement ? Découvrez comment ces solutions professionnelles peuvent transformer votre gestion des créances et assurer une relation client de qualité tout en optimisant votre trésorerie.
Qu’est-ce qu’un logiciel de recouvrement ?
Commençons par le début. Si vous utilisez une méthode manuelle en vous appuyant notamment sur une balance âgée (avec par exemple Excel) pour traiter vos relances clients, c’est peut-être que vous ne savez pas encore qu’il existe des solutions complètement automatisées à même de changer votre vie.
Mais qu’est-ce que c’est, un logiciel de recouvrement ?
Un logiciel de recouvrement est un outil numérique conçu pour aider les entreprises à gérer et à optimiser leur processus de recouvrement de leurs créances clients. En d’autres termes, il facilite le suivi de l’encours clients, permet d’automatiser les actions de relances et favorise l’accélération des paiements des factures en attente.
Ces logiciels offrent une série de fonctionnalités pour aider les entreprises à piloter leur encours, à relancer efficacement les clients en retard, et à automatiser les processus de recouvrement. Ils offrent également une vision d’ensemble sur la situation financière de chaque client. Ils permettent ainsi d’identifier rapidement les problèmes potentiels et d’agir de manière proactive pour les résoudre.
Mais un bon logiciel de recouvrement va bien au-delà de la simple gestion des encours clients. Il permet d’instaurer des processus efficaces et harmonieux pour gérer les paiements en souffrance, tout en maintenant une relation positive avec les clients. Les deux sont indissociables. Cela est possible grâce à des fonctionnalités telles que l’automatisation des relances personnalisées, la création de tableaux de bord complets, et la centralisation des informations sur chaque client.
À quoi sert un logiciel de recouvrement de créances ?
🔹 Prévenir les anomalies de paiement : Grâce à des outils de suivi proactifs et à une communication efficace, le logiciel de recouvrement contribue à une meilleure prévention des risques, minimisant les problèmes avant qu’ils ne surviennent.
🔹 Connaître précisément les encours clients : Le logiciel offre une vue d’ensemble claire sur les sommes dues par chaque client, leur échéancier, les activités de relances déjà réalisées et celles restant à entreprendre. Cela permet de savoir précisément qui doit combien et pour quelle échéance, facilitant la planification et la gestion des encours.
🔹 Automatiser les relances personnalisées : Les logiciels de recouvrement permettent de relancer automatiquement les clients de manière personnalisée, en fonction de leur profil et de leurs habitudes. Cette personnalisation permet de mieux cibler les relances, augmentant ainsi leur efficacité.
🔹 Instaurer une communication qualitative : Le logiciel aide à instaurer un cercle vertueux basé sur une communication qualitative. Les mails préventifs, de relance et de remerciement contribuent à une relation client positive et favorisent des paiements rapides et réguliers.
🔹 Améliorer la trésorerie : En accélérant les paiements, un logiciel de recouvrement permet à l’entreprise de renforcer sa trésorerie. Cela permet ainsi de réduire le poids de l’encours clients amplifié par de mauvais comportements de paiements et de réinvestir ces liquidités réinjectées dans la trésorerie de l’entreprise pour financer d’autres activités ou projets ou tout simplement d’assurer sa continuité opérationnelle.
Pourquoi est-il essentiel de professionnaliser sa relance ?
La professionnalisation de la relance client est devenue indispensable pour les entreprises, en particulier chez les petites et moyennes structures. Dans un environnement économique marqué par un ralentissement de l’activité, une inflation persistante et des taux d’intérêt élevés, les ressources financières des entreprises se raréfient. Pour se prémunir du risque d’impayés (et de défaillance d’entreprise), les PME doivent se donner les moyens d’éviter toute dégradation des comportements de paiement et de maintenir une trésorerie saine.
Les limites d’Excel dans la relance client
De nombreuses PME se reposent sur Excel pour la relance client, mais ce choix présente plusieurs inconvénients :
🔹 Manque de transparence : Les entreprises ne savent pas toujours combien d’argent dort dehors, ni qui sont les mauvais payeurs.
🔹 Démarche désorganisée : Les relances sont souvent désorganisées et les résultats décevants, faute d’un outil professionnel de suivi.
🔹 Relation client dégradée : Les erreurs de publipostage, les informations périmées et les relances non personnalisées peuvent nuire à la relation client.
🔹 Difficulté à relancer 100% des créances : L’utilisation d’Excel peut entraîner la négligence de certaines factures, car les collaborateurs se concentrent sur les plus gros montants ou attendent que la trésorerie soit dans le rouge.
🔹 Manque de pérennité : Un fichier Excel est souvent lié à un individu spécifique, ce qui complique sa reprise en cas de départ ou d’erreurs.
🔹 Manque de collaboration : Excel n’est pas adapté à un travail collaboratif, ce qui limite la fluidité des relances intra-services.
🔹 Difficulté à produire des indicateurs permettant de piloter l’encours : Excel ne fournit pas de vision consolidée pour les dirigeants, ce qui complique la prise de décisions éclairées.
Les avantages des solutions professionnelles de relance
🔹 Visibilité parfaite sur l’encours client : Les outils de recouvrement de créances s’appuient sur des données fiables et à jour, offrant une vision en temps réel sur les sommes dues, les retards et les prévisions d’encaissement.
🔹 Automatisation : La relance de 100% des créances est assurée par un outil intuitif et automatisé, ce qui permet de gagner du temps.
🔹 Relation client préservée : La personnalisation des scénarios de relance permet d’adapter le message et le canal de communication au profil du client, maintenant ainsi une relation commerciale positive.
🔹 Collaboration fluide intra-services : Les différents profils utilisateurs proposés permettent à chaque service (comptable, client, commercial) d’accéder aux informations nécessaires.
🔹 Valorisation du travail effectué : Le processus de relance est organisé, la charge de travail lissée et les résultats des actions menées quantifiés, facilitant ainsi la reconnaissance des efforts fournis par les équipes opérationnelles.
🔹 Retour sur investissement : Une solution professionnelle peut permettre de réduire l’encours client d’un tiers, réinjectant ainsi du cash dans la trésorerie.
Logiciel de recouvrement : comment ça marche ?
Un logiciel de recouvrement fonctionne en synergie avec les systèmes comptables et financiers d’une entreprise. Il s’appuie sur des données à jour et en temps réel, provenant de votre logiciel comptable ou de votre ERP, pour gérer efficacement les relances clients.
Voici comment un logiciel de recouvrement de créances fonctionne en détail 👇
1/ Connexion au logiciel comptable
C’est la première étape, évidemment incontournable : le logiciel de recouvrement se connecte directement à votre logiciel comptable pour accéder aux données essentielles. Quelles sont-elles ?
🔹 Situation de l’encours client : pour connaître les sommes dues par chaque client, avec les écritures associées et les échéances de paiement.
🔹 Liste des clients porteurs de l’encours : ces données renseignent sur la liste complète des clients, avec leurs caractéristiques.
🔹 Coordonnées des clients : pour obtenir les informations de contact des clients (noms, fonctions, adresses e-mail, numéros de téléphone) afin de cibler les activités de relances vers les bons interlocuteurs.
2/ Centralisation des informations
À l’étape suivante, ces données sont centralisées dans un tableau de bord intuitif, permettant de suivre en temps réel la situation financière de chaque client.
« Le saviez-vous ? Un logiciel de recouvrement peut traiter une relance qui prendrait normalement 15 minutes en moins de 5 secondes ! Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’augmenter la fréquence et la régularité des relances, améliorant ainsi ses chances d’être payé rapidement. »
3/ Paramétrage des actions de relance
Le logiciel permet de paramétrer les actions de relance à mener, en fonction du profil de chaque client :
🔹 Relances automatiques : Le logiciel peut automatiquement envoyer des e-mails de prévenance, de relance et de remerciement.
🔹 Personnalisation des relances : Les relances peuvent être adaptées en fonction du profil du client, assurant une communication plus efficace et une relation client positive.
4/ Compatibilité avec les logiciels comptables
Un logiciel de recouvrement doit être compatible avec les principales solutions comptables du marché. Clearnox, en l’occurrence, l’est avec :
🔹 Sage : Incluant Sage 100, Sage 1000 et Sage ERP X3.
🔹 Cegid : Avec Cegid Quadra Entreprise, Cegid XRP Sprint, Cegid XRP Flex, et Cegid PMI.
🔹 EBP : Avec ses gammes de solutions de gestion sous SQL Server : EBP ELITE ou encore EBP PRO.
Au-delà de ces solutions phares, le logiciel de recouvrement de créances Clearnox est capable de s’intégrer avec tout type de solutions de gestion, en s’appuyant sur une structure d’importation de données configurable.
5/ Transmission des données
Selon la nature du logiciel comptable, la transmission des données se fait via différentes approches :
🔹 Connecteur standard : Pour les solutions comptables les plus répandues, l’intégration est pré-paramétrée ou peut être légèrement ajustée.
🔹 API ou connecteur physique : Pour les solutions cloud, la connexion se fait par API, tandis que pour les solutions on-premise, un connecteur physique est installé sur les serveurs.
🔹 Export/import de données : Pour d’autres solutions ne disposant pas d’un connecteur standard, les données peuvent être extraites puis importées manuellement ou de manière automatisée via un protocole de transferts de fichier SFTP.
Les avantages d’un logiciel de recouvrement
Pour le service comptable / chargé du recouvrement :
🔹 Gain de temps grâce à l’automatisation : Un logiciel de recouvrement permet de rationaliser ce processus tout en automatisant la plupart des activités de relances, économisant ainsi un temps précieux pour le service comptable. Cette automatisation permet également de relancer 100% des clients porteurs d’un encours.
🔹 Décharge du service comptable : Un logiciel de recouvrement permet de passer d’un taux de couverture partiel des activités de relance à une couverture exhaustive de tous les clients ayant un encours. En moyenne, cela représente un gain de productivité équivalent à un demi-ETP (Équivalent Temps Plein), libérant ainsi du temps pour que les comptables puissent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
🔹 Cercle vertueux : Grâce à des relances régulières et organisées, les clients prennent l’habitude de payer dans les temps et en priorité, ce qui instaure un cercle vertueux dans la gestion des créances.
🔹 Minimisation des erreurs humaines : En rationalisant le suivi, tout en structurant les activités de relances à l’aide scénarios, le logiciel de recouvrement réduit les risques d’envoyer un mail au mauvais client ou de relancer un client ayant déjà payé.
🔹 Préservation de la relation client : Une gestion structurée et personnalisée des activités de relances (qu’elles soient individuelles, ou de masse et automatisées) contribue à maintenir une bonne relation avec les clients, renforçant la confiance mutuelle.
Pour la direction :
🔹 Réduction de l’encours clients : Une gestion efficace des relances accélère les paiements, améliorant la trésorerie et libérant des liquidités pour les investissements ou le fonctionnement.
🔹 Visibilité parfaite : Un logiciel de recouvrement offre une vision complète sur l’encours client, permettant à la direction de piloter sa trésorerie au plus près et ainsi prendre des décisions éclairées.
🔹 Centralisation des informations : Toutes les informations sont regroupées dans un seul endroit, facilitant l’accès pour les différents services. Cela favorise la collaboration et augmente les chances d’être payé rapidement.
🔹 Création d’une culture cash au sein de l’entreprise : il est essentiel d’insuffler au sein de l’entreprise la volonté collective de maintenir un niveau de cash suffisant car, quel que soit leur département et leur échelon, tous les collaborateurs ont intérêt à optimiser la trésorerie de l’entreprise.
Les avantages spécifiques au logiciel de recouvrement Clearnox
🔹 Simplicité d’utilisation et ergonomie intuitive : Clearnox est conçu pour être facilement utilisable par tous les profils, avec une interface intuitive qui simplifie la prise en main et l’utilisation quotidienne du logiciel.
🔹 Champ lexical adapté à tous les publics : Le langage simplifié de la solution permet une compréhension facile et une utilisation optimale par tous les utilisateurs, quel que soit leur niveau de compétence.
🔹 Identification des mauvais payeurs : Grâce à un système de scoring, Clearnox aide à identifier les clients à risque de manière précise et efficace.
🔹 Relances personnalisées : Clearnox permet de relancer les débiteurs de manière adaptée à leur profil, qu’ils soient grands comptes ou clients standards via notamment la création de scénarios spécifiques.
Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de recouvrement
Un logiciel de recouvrement de créances offre un ensemble de fonctionnalités clés pour aider les entreprises à gérer leur encours clients et à optimiser leurs flux financiers. Voici les principales fonctionnalités qu’un tel logiciel devrait offrir :
Visibilité complète sur l’encours client :
Grâce à un tableau de bord intuitif, le logiciel fournit une vision globale et détaillée de la situation de l’encours client. Cela permet de suivre les sommes dues, les échéances et les écritures associées.
Synchronisation avec les données comptables :
Les données comptables sont synchronisées de manière planifiée ou sur initiative de l’utilisateur, garantissant une actualisation continue des données comptables et une vue d’ensemble à jour et précise de la situation financière.
Agenda de recouvrement :
Le logiciel permet de planifier les actions de relance à mener, en fonction des profils de clients, de leurs échéances et des différentes étapes définies dans les scénarios de relances.
Base de données clients :
Le logiciel centralise les coordonnées des interlocuteurs clés au sein des entreprises clientes (noms, fonctions, adresses e-mail, numéros de téléphone), facilitant ainsi la communication et les relances.
Historique client :
Un historique complet des activités de relances incluant les archives des documents échangés est proposé pour chaque client, offrant ainsi une traçabilité complète et une vision exhaustive des interactions passées.
Relances automatiques :
Le logiciel permet d’envoyer automatiquement courriers ou emails de relances, selon le canal sélectionné, en fonction des différentes étapes des scénarios de recouvrement définis.
Solution de paiement en ligne :
Sur option, des liens de paiement peuvent être intégrés aux e-mails de relance afin de permettre aux clients de régler leurs factures directement en ligne, accélérant ainsi les paiements et simplifiant la gestion.
« L’automatisation des processus de recouvrement peut réduire les délais de paiement de près de 30%. Grâce à des solutions comme Clearnox, les entreprises peuvent non seulement suivre et relancer les paiements de manière plus efficace, mais également améliorer la relation client grâce à des communications personnalisées et opportunes. »
Logiciel de recouvrement SaaS ou on-premise ?
Lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de recouvrement, les entreprises se retrouvent souvent face à un choix : opter pour une solution SaaS (Software as a Service) hébergée dans le Cloud, ou pour une solution on-premise installée localement sur leurs serveurs. La solution SaaS présente de nombreux avantages significatifs par rapport à la solution on-premise, ce qui en fait un choix pertinent, notamment pour les PME et les TPE :
Haute disponibilité et mises à jour automatiques
Un des principaux avantages d’un logiciel proposé en SaaS, tel que Clearnox, est la haute disponibilité de la solution et une gestion des mises à jour automatique. Les solutions SaaS sont hébergées dans le cloud, ce qui permet aux éditeurs de garantir un haut niveau de disponibilité (24/7) tout en offrant la capacité à déployer rapidement et automatiquement les nouvelles versions et les correctifs. Cela garantit que les entreprises bénéficient en permanence des dernières fonctionnalités, améliorations, et mesures de sécurité, sans aucune intervention manuelle.
À l’inverse, les solutions on-premise nécessitent une gestion des mises à jour manuelles, souvent coûteuses et chronophages, impliquant la participation du service informatique ou des fournisseurs de logiciels.
Cette différence se traduit par une maintenance plus simple et une meilleure continuité des opérations pour les solutions SaaS.
Coût abordable
Les logiciels de recouvrement SaaS, comme Clearnox, offrent également un modèle économique plus flexible et abordable que les solutions on-premise. Les solutions SaaS sont généralement proposées sous forme d’abonnement mensuel ou annuel, couvrant à la fois l’utilisation du logiciel et la maintenance.
Ce modèle d’abonnement permet aux entreprises de réduire leurs coûts initiaux d’investissement dans les logiciels (OPEX : dépenses d’exploitation VS CAPEX : dépenses d’investissements), ce qui est particulièrement important pour les petites entreprises ayant des budgets limités. À l’inverse, les solutions on-premise peuvent nécessiter des investissements initiaux élevés pour l’achat de licences, l’installation du logiciel, et les coûts de maintenance.
Accessibilité et flexibilité
Les logiciels de recouvrement SaaS offrent également une accessibilité et une flexibilité accrues. En étant hébergés dans le cloud, ces logiciels sont accessibles depuis n’importe où, à tout moment, à partir de n’importe quel appareil disposant d’un navigateur et d’une connexion à Internet. Cela facilite le travail à distance et la collaboration entre les différents services de l’entreprise.
Cette accessibilité accrue permet également aux services comptables, financiers et commerciaux de travailler plus efficacement ensemble, en ayant accès aux mêmes données en temps réel. À l’inverse, les solutions on-premise peuvent limiter cette accessibilité aux capacités d’ouverture proposées par l’infrastructure informatique de l’entreprise et rendre ainsi les collaborations plus complexes.
Evolutivité
Les solutions SaaS sont également plus évolutives que les solutions on-premise. Les logiciels hébergés dans le cloud peuvent facilement s’adapter aux besoins changeants de l’entreprise, en augmentant ou en diminuant les fonctionnalités et la capacité de stockage en fonction de la croissance ou de la contraction de l’activité. À l’inverse, les solutions on-premise peuvent être moins flexibles, nécessitant des investissements supplémentaires pour évoluer.
Logiciel de recouvrement : pour qui et pourquoi ?
Un logiciel de recouvrement peut bénéficier à toute entreprise, quelle que soit sa taille. Il aide à optimiser les processus de recouvrement, à réduire les délais de paiement, et à améliorer la trésorerie. Cependant, il est particulièrement pertinent pour certains types d’entreprises :
TPE & PME
Les petites et moyennes entreprises sont les organisations les plus sensibles aux fluctuations de leur trésorerie liée à des retards de paiement : la gestion de leur BFR leur impose des flux de trésorerie stable pour respecter leurs équilibres financiers. Un logiciel de recouvrement permet à ces entreprises de :
🔹 Réduire leurs délais de paiement : en automatisant et en structurant les relances, il aide les TPE et PME à être payées plus rapidement.
🔹 Améliorer leur trésorerie : une gestion efficace des créances réduit les risques financiers et permet de réinjecter des liquidités dans l’entreprise.
🔹 Éviter le recours à l’affacturage (les coûts associés) : en maintenant une trésorerie saine, un logiciel de recouvrement évite aux TPE et PME de recourir à des solutions coûteuses comme l’affacturage.
ETI
Les entreprises de taille intermédiaire vont également tirer parti d’un logiciel de recouvrement pour plusieurs raisons :
🔹 Collaboration interservices : le logiciel de recouvrement facilite la collaboration entre les différents services de l’entreprise (comptable, commercial, financier), permettant de mieux piloter les encours clients.
🔹 Vision globale : Le logiciel offre une vue d’ensemble complète sur l’encours client, permettant aux dirigeants de prendre des décisions éclairées.
🔹 Optimisation des processus : En automatisant les relances, il réduit la charge de travail des services comptables, tout en maintenant des relations positives avec les clients.
🔹 Gestion multidevise : Pour des activités de relances déclinées selon les devises et dans la langue des clients, pour une relation clients optimale et personnalisée.
Cabinets d’experts-comptables
Les cabinets d’experts-comptables peuvent également tirer parti d’un logiciel de recouvrement :
🔹 Accompagnement des clients : Il permet aux cabinets d’accompagner efficacement leurs clients, en offrant des conseils et des solutions pour gérer leurs créances.
🔹 Crédibilité renforcée : En proposant des solutions professionnelles, les cabinets gagnent en crédibilité et en réputation auprès de leurs clients.
🔹 Gestion interne : Un logiciel de recouvrement peut également servir aux cabinets pour gérer leurs propres structures, optimisant leurs processus internes.
Logiciel de recouvrement de créances : selon quels critères le choisir ?
Lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de recouvrement de créances, plusieurs critères essentiels doivent être pris en compte pour garantir une solution efficace et adaptée aux besoins de l’entreprise.
1. La compatibilité avec votre solution comptable
Un des critères les plus importants est la compatibilité du logiciel de recouvrement avec la solution comptable, l’ERP ou le logiciel de gestion de l’entreprise. Cette compatibilité garantit une intégration transparente, permettant au logiciel de recouvrement de fonctionner efficacement en synchronisant les données financières en temps réel.
Cette intégration transparente est possible grâce à un connecteur standard pour les solutions les plus répandues. De plus, Clearnox est également compatible avec de nombreuses autres solutions du marché moins répandues, en capitalisant sur sa structure d’importation configurable.
2. Fonctionnalités et profondeur
Outre la compatibilité, il est essentiel de vérifier les fonctionnalités offertes par le logiciel de recouvrement. Il doit fournir des outils complets et personnalisables pour gérer efficacement les encours clients :
🔹 Tableau de bord : Assurant une visibilité complète sur la situation de l’encours client.
🔹 Automatisation : Permettant de planifier et de mener les relances de manière automatisée.
🔹 Centralisation : Regroupant toutes les informations essentielles dans un seul endroit, facilitant la gestion et la collaboration interservices.
🔹 Liens de paiement intégrés aux relances mail : permettant aux clients relancés de régler leurs factures directement en ligne, en quelques clics.
🔹 Suivi des promesses de paiement : Offrant la possibilité de paramétrer et de suivre des paiements échelonnés directement depuis la solution.
🔹 Intégration des factures au format PDF dans les relances mail : Facilitant la visualisation des factures associées aux écritures comptables pour lesquelles le client est relancé via un lien direct dans les relances mails.
3. Coût
Le coût d’accès à la solution est également un critère majeur lors du choix d’un logiciel de recouvrement. Les solutions SaaS comme Clearnox proposent souvent un modèle d’abonnement abordable, couvrant l’utilisation, la maintenance et les mises à jour automatiques. Cela réduit les coûts initiaux d’investissement, ce qui est particulièrement important pour les petites entreprises. Il est important de souligner que l’utilisation d’une solution telle que Clearnox vous permettra de récupérer jusqu’à 30 % de votre encours client sur votre trésorerie dès la première année d’utilisation, sans compter les autres avantages mentionnés. Ainsi, l’adoption d’un tel outil se révèle très rentable à court terme.
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