Optimisez la gestion de votre poste clients grâce à un logiciel dédié

Mieux gérer son poste clients est un enjeu clé pour accroître la productivité de l’entreprise. Le niveau de trésorerie est en effet directement impacté par le poste clients, et avec lui la pérennité et le développement de l’entreprise. Les tâches à adresser à cet égard sont nombreuses : études de solvabilité, suivi des encaissements, relance, réduction des délais de paiement, recouvrement des impayés, préservation de la relation client… Devant l’ampleur et l’importance de la tâche, un constat s’impose : le recours à un logiciel de gestion du poste clients est non seulement nécessaire, mais aussi considérablement bénéfique. Découvrez pourquoi et comment mieux gérer votre poste clients avec un logiciel de gestion adapté.

Poste clients : rappels utiles

Le terme “poste client” se réfère à l’ensemble des créances dues à une entreprise par ses clients en raison de ventes de biens ou de services. Autrement dit, le poste client représente les sommes d’argent que les clients doivent à l’entreprise suite à des transactions commerciales.

La gestion du poste clients, elle, englobe le suivi complet de toutes les créances à partir de l’émission des factures, jusqu’à leurs encaissements, et, si besoin, la mise en place de procédures de recouvrement. 

Pourquoi l’optimisation de votre poste clients doit figurer parmi vos enjeux prioritaires

La gestion du poste clients inclut toutes les tâches afférentes aux encaissements, et notamment :

• L’évaluation du risque, qui consiste à vérifier la solvabilité du client et à établir un scoring par profil payeur.
• Le suivi des prévisions d’encaissements, qui permet de mieux maîtriser le BFR – cet indicateur financier clé dont l’augmentation doit alerter.
• La relance clients, qui peut intervenir en amont de l’échéance de la facture par le biais d’un mail de prévenance.
• L’optimisation du DSO, qui nécessite de mettre en place une politique stricte de réduction des délais de paiement.
• La gestion des litiges en cas d’impayés, qui permet de maintenir le niveau de trésorerie pour assurer la pérennité de l’entreprise.

A noter : l’ensemble de ces tâches doit être effectué dans un souci de maintien de la relation client, pour éviter de perdre des opportunités commerciales. Il s’agit à cet effet de soigner le relationnel, en adaptant les actions et le ton des messages.

Retards de paiement et impayés peuvent coûter cher à l’entreprise, au point de la mettre en faillite… Dans ce contexte, la gestion du poste clients est indispensable : un poste clients sécurisé garantit la bonne santé financière de l’entreprise. Et mieux que gérer le poste clients, il s’agit de l’optimiser.

Optimiser son poste clients implique de répondre aux bonnes questions : mon entreprise subit-elle des décalages de trésorerie importants ? Les retards de paiement sont-ils anormalement fréquents ? Mes procédures de relance sont-elles suffisamment efficaces ? Mon contentieux est-il correctement piloté ? La gestion de mon poste clients prend-elle trop de temps à mes équipes ? En trouvant les solutions adaptées, l’entreprise booste sa productivité.

Comment le logiciel de suivi permet d’optimiser le poste clients

L’étendue des tâches de gestion du poste clients pose rapidement problème, à mesure que l’entreprise croît. Les solutions traditionnelles de suivi – de type tableur – s’avèrent très limitées, et les équipes sont vite dépassées.

En effet, le traitement manuel des factures peut engendrer des erreurs et des retards, ce qui aura inévitablement un impact négatif sur l’efficacité et la rentabilité de l’entreprise. De plus, la gestion manuelle du poste client à l’aide d’un simple tableau Excel, la méthode la plus courante, se révèle laborieuse. Elle exige beaucoup de temps et d’efforts pour entrer correctement les données et les maintenir à jour. En outre, cette approche ne fournit pas de solution pratique pour gérer les interactions avec les clients ou surveiller leurs activités.

Heureusement, il existe des outils capables d’améliorer l’efficacité de la gestion du poste client en automatisant certaines tâches et en fournissant des rapports détaillés sur l’activité de chaque client.

Dans ce contexte, 3 bonnes raisons de passer par un logiciel de suivi du poste clients :

• S’offrir une visibilité globale et partagée sur l’encours clients. C’est cette vision structurée, que n’offrent pas les outils classiques, qui permet de soulever les problématiques rencontrées dans la gestion du poste clients, pour l’optimiser. L’aspect collaboratif du logiciel de gestion du poste clients, en outre, permet de mettre à contribution les différents services concernés, pour décupler l’efficacité des actions.
  
  
• Un gain de temps considérable, et l’opportunité de relancer 100 % des clients. Les tâches répétitives et fastidieuses de saisie et d’analyse des données clients représentent une faible valeur ajoutée. C’est pourquoi il est judicieux de passer par un système d’automatisation. Vos équipes gagnent du temps, qu’elles peuvent consacrer à des tâches plus valorisantes. Le logiciel d’automatisation permet en outre d’effectuer en quelques clics un travail qui prendrait plusieurs heures manuellement. Vous pouvez ainsi relancer 100 % de vos clients, sans perdre de temps. Grâce à l’IA, un logiciel de gestion du poste clients permet de réduire le risque d’erreur humaine.
  
  
• Un choix stratégique pour optimiser le poste clients. Les outils logiciels innovants offrent des fonctionnalités avancées. Un système d’alerte pour prévenir des anomalies de paiement permet d’agir immédiatement, pour limiter l’impact sur la trésorerie. Un système de scoring pour classer les clients par profils payeurs permet d’adapter les process de recouvrement, pour en améliorer l’efficacité et réduire les retards de paiement. Quant à la personnalisation des scénarios de relance, elle donne la possibilité d’adresser le bon message, au bon moment, au bon client : le relationnel est préservé, les opportunités commerciales maintenues.

Bien entendu, le logiciel comptable reste indispensable pour prendre en charge la comptabilité de l’entreprise, du devis à la facturation. Mais il est insuffisant : seul le logiciel de gestion du poste clients permet de gérer et d’optimiser automatiquement l’encours, pour améliorer sa trésorerie. Il s’agit donc de prendre conscience de la complémentarité de ces 2 solutions logicielles, et de bien choisir ses outils.