5 raisons de mettre en place une procédure de recouvrement clients

De (trop) nombreux dirigeants se contentent de facturer leurs clients, puis d’attendre l’arrivée de leurs règlements – parfois sans même vérifier régulièrement leurs comptes. Si cela peut convenir dans de très jeunes structures, comptant peu de clients et tous très bons payeurs, le dirigeant a tôt fait de se trouver dépassé. Lorsque les commandes se multiplient, quand les 1^ers incidents de paiement surviennent, lorsque l’encours client met en péril la trésorerie de l’entreprise : mettre en place une procédure de recouvrement clients devient indispensable. Le dirigeant proactif dans la gestion de ses encaissements s’offre en effet de nombreux avantages : un gain d’argent, un gain de temps, plus de sérénité et une meilleure satisfaction clients. Explications.

Une solution efficace pour diminuer les délais de paiement

Les délais de paiement représentent une plaie pour les chefs d’entreprise. Ils sont en effet un manque à gagner considérable, voire un facteur de dégradation rapide de la santé financière de la société.

Plus les délais de règlement s’allongent, plus l’encours client augmente, et c’est toute la trésorerie de l’entreprise qui en pâtit. Or faute de trésorerie, difficile de se développer – à moins de solliciter des financements externes, qui coûtent de l’argent. Issue la plus défavorable : le manque de trésorerie peut conduire à un endettement de nature à causer la faillite de l’entreprise (1 faillite sur 4 est liée à des retards de paiement / impayés). Dans ce contexte, le dirigeant a tout intérêt à agir en amont, avant même que la situation se dégrade.

A l’inverse, réduire ses délais de paiement de 10 jours seulement permet de gagner jusqu’à 400 000 € par an. Un pari séduisant…

Mettre en place une procédure de recouvrement clients compte parmi les solutions les plus efficaces pour diminuer les délais de règlement. La procédure permet de suivre scrupuleusement l’état des paiements et de favoriser un encaissement rapide. A la clé : pas d’oubli, pas de manque à gagner, la trésorerie et toute l’entreprise s’en portent mieux.

Une procédure de recouvrement rodée pour un gain de temps considérable

A défaut de procédure de recouvrement, pas d’instructions claires. Doublons et oublis : le manque d’organisation risque de faire perdre un temps précieux aux équipes – sans compter le risque accru d’erreur.

La mise en place d’un processus structuré, dans le cadre duquel chacun sait quand et comment agir, offre un gain de temps considérable. Autant de temps que les équipes peuvent consacrer à des tâches productives à plus forte valeur ajoutée…

A noter : pour gagner d’autant plus de temps dans le recouvrement clients, le dirigeant a tout intérêt à mettre en place un système automatisé. En quelques clics seulement, la personne en charge agit sur l’ensemble des débiteurs concernés.

Le meilleur moyen de réduire le risque d’impayés

Mettre en place une procédure de recouvrement clients, c’est agir dès en amont de l’échéance des factures :

–          L’étape de prévenance permet de rappeler au client l’échéance imminente de sa facture. Ce faisant, l’entreprise initie tôt la communication avec le débiteur. L’occasion pour lui de faire part d’une difficulté passagère le cas échéant – réorganisation au sein du service comptable du client, décalage momentané de trésorerie… Dans ces conditions, les parties peuvent envisager ensemble des solutions adaptées à leurs intérêts respectifs – délai supplémentaire, paiements échelonnés…

–          L’étape de relance, personnalisée dans le cadre d’une procédure de recouvrement clients bien structurée, permet d’agir efficacement au moindre défaut de paiement. L’entreprise s’adresse au débiteur en fonction de son profil payeur : les chances de recouvrer la créance sont d’autant plus élevées.

A noter : réduire le risque d’impayés revient à privilégier le recouvrement amiable au recouvrement contentieux. En vous évitant des procédures contentieuses coûteuses et chronophages, vous gagnez du temps et de l’argent.

Des scénarios personnalisés pour préserver de bonnes relations clients

Mettre en place une procédure de recouvrement clients améliore votre image de marque !

–          En rappelant au client l’échéance de sa facture, vous lui mâchez le travail : au-delà d’être plus enclin à payer dans les temps, le client apprécie ce service que vous lui rendez.

–          En communiquant de manière personnalisée avec votre client, vous faites preuve de professionnalisme.

–          La procédure de recouvrement vous permet d’instaurer une communication régulière et de qualité. Dans ces conditions, les clients rentrent dans un cercle vertueux : ils s’habituent à vous payer rapidement.

En améliorant ainsi votre image de marque, vous gagnez en relationnel client, un bon moyen de maintenir vos partenariats commerciaux, augmentation de votre Chiffre d’affaires à la clé !

L’assurance sérénité du dirigeant

In fine, mettre en place une procédure de recouvrement clients est bénéfique au dirigeant sur le plan psychologique. Il s’appuie sur des processus rôdés et efficaces, son encours client diminue, son image de marque est renforcée. Autant d’éléments de nature à diminuer son stress, pour gérer son entreprise d’autant plus sereinement.

Pour profiter des meilleurs bénéfices d’une procédure de recouvrement clients, encore faut-il la concevoir et la mettre en œuvre correctement. Découvrez dans notre Livre Blanc comment y parvenir !