Retard de paiement : soignez vos lettres de relance

Les retards de paiement coûtent chaque année 12 milliards d’euros aux PME françaises. Pour réduire au maximum son encours client, il est important pour l’entreprise de mettre en place une procédure de recouvrement adaptée, et de soigner ses lettres de relance. En réduisant les délais de règlement, l’entreprise augmente sa trésorerie : pour assurer son fonctionnement interne, financer ses projets et permettre le développement de son activité – et de son CA. Clearnox vous dévoile les clés pour éviter les retards de paiement.

 

Mentionnez vos modalités de règlement sur les factures

Pour maximiser vos chances d’être payé dans les temps, la première étape consiste à bien facturer :

• Vérifiez les coordonnées client.
• Veillez à adresser une facture correspondant exactement au devis.
• Mentionnez clairement vos modalités de paiement :
  • Le mode de règlement – virement ou chèque – et les coordonnées bancaires ou postales utiles.
  • L’échéance de règlement – maximum 60 jours à compter de l’émission de la facture.
  • Les pénalités de retard – le taux d’intérêt doit être supérieur à 2,70%, il s’applique au montant TTC de la facture. Aux pénalités de retard s’ajoute une indemnité forfaitaire dont le montant est fixé par décret à 40 €, pensez à mentionner également cette indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
  • L’escompte en cas de paiement anticipé, si inclus dans le contrat

 

Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l’objet d’une facturation. La facture doit mentionner la date à laquelle le règlement doit intervenir. Elle précise le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement. (article L 441-3 du Code de Commerce)

 

 

Mettez en place une procédure de relance

La mise en place d’une procédure de relance permet de gagner un temps considérable, et de faciliter la tâche des personnes en charge : les process sont prévus en amont, et appliqués automatiquement dès que nécessaire. Plus rapidement, sans stress, sans doublon ni oubli.

Organiser ses procédures de relance nécessite préalablement de tenir compte de chaque profil client. Catégoriser les clients – grand compte, PME, profil à risque… – permet d’adapter la procédure : combien de relances amiables, à quelle fréquence, par quels moyens de communication – email, appel téléphonique ou courrier – et quel modèle de relance. En établissant un scénario type par catégorie de clients, l’entreprise gagne en efficacité.

Attention à également adapter vos procédures de relance à vos équipes – en fonction du nombre de personnes et de leur disponibilité – de manière à établir des scénarii réalisables.

Préparez vos modèles de relance personnalisés

Une fois les procédures élaborées selon chaque typologie client, rédigez des modèles types de relance client. Au moment de les utiliser, il ne reste qu’à remplir les champs personnalisés : vous gagnez du temps et réduisez le risque d’erreur.

A noter : à chaque profil et à chaque étape de la procédure sa lettre de relance. Veillez en tout état de cause à augmenter progressivement le niveau de pression au fil des relances.

 

 

Exemple de scénario de relance

Quel que soit le profil client, vous pouvez adopter la même trame :

1. Prévenance : informez le client en amont de l’échéance de paiement.
2. Relance : réclamez le paiement à une fréquence préétablie, via des modèles adaptés au niveau de pression à exercer.
3. Remerciement : une fois la facture réglée, remerciez le client. Cette attention met le client dans les meilleures dispositions pour payer à temps ses factures à venir.

Exemple d’un plan pour un client standard :

J :        jour de paiement

J – 8 :   Prévenance – Un mail d’information sur l’échéance à venir est envoyé.

J + 8 : 1^ère relance par mail (ton courtois, vous laissez à votre client le bénéfice du doute).

J+15 :  2^ème mail de relance (rappel clair du paiement en retard.)

J + 23 : Relance téléphonique, par le chargé de recouvrement et/ou le commercial en charge du dossier.

J + 30 : Lettre recommandée avec accusé de réception avec une mise en demeure formelle. La lettre rappelle les pénalités de retard du contrat, donne une date butoir, et indique qu’un recours légal sera mis en œuvre sans action du débiteur. L’étape suivante est la mise à exécution de cette menace, nécessaire pour garder votre crédibilité.

Au moment du paiement : remerciement.

 

 

Impliquez vos équipes en interne pour une relance efficace

Une bonne communication et une bonne collaboration de tous les collaborateurs de l’entreprise au moment d’encaisser les règlements participent à réduire les retards de paiement. Dans ce cadre, il est très utile de s’adjoindre un outil de suivi de l’encours client en temps réel, accessible en ligne à toutes les équipes.

Cet outil peut également contribuer à :

• Identifier les causes à l’origine des retards de paiement, pour y pallier à temps.
• Identifier les procédures de relance les plus efficaces, pour s’en servir à bon escient.

 

 

Clearnox offre ces avantages, et plus encore. Solution en ligne pour le suivi et la relance des paiements, Clearnox met à votre disposition des fonctionnalités avancées pour réduire vos retards de paiement :

• Mise en place de scénarii personnalisables par profil client.
• Rappels automatiques des relances à effectuer.
• Etapes de prévenance, de relance et de remerciement automatisées, pour un envoi en quelques clics.

Vous gagnez du temps, et économisez à vos équipes une charge de travail considérable, tout en améliorant votre image de marque !