Suivi des encours clients : ces erreurs que trop d’entreprises continuent de faire

Les entreprises sont encore trop nombreuses à faire des erreurs ou à négliger l’importance du suivi des encours clients. Pourtant, les dangers d’une mauvaise gestion des encours clients sont réels : augmentation de l’encours et du DSO (Days Sales Outstanding), difficultés de trésorerie, mauvaise maîtrise du risque, baisse des résultats.  . Afin d’augmenter la qualité de gestion du poste client et de professionnaliser les pratiques de recouvrement, le responsable, les collaborateurs et les comptables de l’entreprise ne doivent pas négliger les moyens disponibles pour améliorer le suivi client. Voici les 3 erreurs que trop d’entreprises continuent de faire en matière de suivi des encours clients.

Erreur n°1 : s’appuyer sur un fichier de suivi Excel

Encore trop souvent mal équipées, de nombreuses entreprises continuent de travailler avec un fichier Excel, parfois associé à une balance âgée issue de leur logiciel de comptabilité. Mais ce type de fonctionnement n’est pas adapté à un partage optimal des missions et des tâches entre les différents acteurs de l’entreprise. Peu ergonomiques, les fichiers Excel ne permettent pas d’avoir une visibilité claire, en temps réel, sur les encours clients. Pourtant, la maîtrise des encours clients nécessite une visibilité à 360° des flux financiers d’une entreprise. Sans cette visibilité, il est impossible d’anticiper les risques et d’identifier à temps les impayés ! C’est, en somme, une approche archaïque qui n’est pas adaptée aux enjeux d’une entreprise. Elle ralentit le fonctionnement et le développement de l’entreprise et l’empêche de se moderniser.

Erreur n°2 : ne pas avoir défini ses process de recouvrement

Il n’est pas rare en entreprise, notamment en PME, que les processus de recouvrement soient gérés « au petit bonheur la chance » : chacun appliquant  sa propre politique de recouvrement. Tel collaborateur estime qu’une relance devient prioritaire à partir de tel montant, quand un autre sera plus laxiste ou plus exigeant. Certains auront déjà systématisé l’envoi d’un mail de prévenance, alors que d’autres se concentreront uniquement sur les mails de relance. En l’absence d’une politique de recouvrement homogène à l’ensemble de la société, le suivi des encours clients est fatalement désorganisé et chaotique.
Il est indispensable de mettre de l’ordre dans tout cela en définissant des process clairs et en répartissant les rôles de chacun. Chaque collaborateur sait alors ce qu’il doit faire, à quel moment, et en utilisant les bons outils. Un tel fonctionnement permet de gagner du temps à tous les niveaux de l’entreprise, et d’éviter les erreurs, les litiges et les difficultés de trésorerie.

Erreur n°3 : relancer de façon artisanale ses clients

De nombreuses entreprises relancent encore leurs clients débiteurs « à la main ». Pourtant, les relances artisanales font perdre du temps aux collaborateurs, ce qui diminue leur efficacité et leur productivité au sein de la société. Par manque d’organisation dans leur poste client, certaines entreprises envoient toujours des relances par courrier plutôt que des relances mails. Et ce, alors même que les relances par courrier sont moins efficientes et plus contraignantes que les envois de mails. Dans un premier temps, il est important de changer le mode d’envoi des relances clients, pour gagner du temps et être plus performant.

Autre erreur fréquente : ne pas relancer l’exhaustivité des factures et se concentrer uniquement sur les plus importantes. Il est pourtant essentiel de pouvoir relancer 100 % de ses clients si l’on souhaite assurer la pérennité d’une entreprise.

En se basant sur un simple fichier de suivi Excel, les erreurs de relance se multiplient rapidement : ce fonctionnement manuel impose de vérifier sans cesse les montants, les échéances et les numéros de facture de chaque créance. Cette manière de faire ne permet pas non plus d’identifier rapidement les mauvais payeurs et d’envoyer des relances adaptées au profil du client.

Du fait d’une relance désorganisée et peu qualitative, la relation client et l’image de marque de l’entreprise peuvent également se dégrader. Il est donc indispensable de professionnaliser ses relances clients et ses process de recouvrement en PME ou ETI.

Clearnox : l’outil idéal pour un suivi des encours clients optimal

Le logiciel de recouvrement Clearnox permet de suivre ses encours clients de façon professionnelle, grâce à un outil moderne et facile à utiliser. Quels sont les bénéfices clés de Clearnox ?

• La réduction de votre encours client de 30 % en moyenne : grâce à une visibilité exhaustive, vous savez exactement qui vous doit combien et vous êtes à même d’identifier les actions à mener. Grâce à Clearnox, vous allez pouvoir gérer efficacement les délais de paiement de vos clients et diminuer votre encours. Clearnox s’affiche ainsi comme un outil indispensable pour améliorer votre gestion du cash, dans un contexte où les retards de paiement sont légion.

• La professionnalisation de votre process de recouvrement pour gagner jusqu’à 50 % de temps pour vos équipes (comptables et directions) : la solution de suivi et de relance de factures Clearnox vous permet de créer des scénarios de relance, de vous adapter aux différents profils payeurs et d’automatiser les envois.
• Le maintien de votre relation client : un système de relance professionnel et organisé permet de rester en bons termes avec vos clients et de préserver vos relations malgré les retards de paiement éventuels.
  
  

En utilisant le logiciel de suivi et de recouvrement Clearnox, les délais de paiement sont raccourcis, le suivi client est efficace et le processus de relance optimisé, afin de garantir le sérieux et d’améliorer l’image de votre entreprise. Vous souhaitez en savoir plus ? Bénéficiez d’un essai gratuit de notre solution !