Comment faire le tri et prioriser les factures ? 

En France, les retards de paiement sont responsables d’un quart des faillites d’entreprises. Pour éviter cet écueil, il est nécessaire de savoir faire le tri dans ses factures afin de prioriser les débiteurs à relancer, de préserver sa trésorerie et d’éviter les impayés. Si, dans cette optique, nombre d’entreprises utilisent encore Excel pour gérer leurs balances âgées, cette solution présente toutefois de vraies limites, notamment en termes de visibilité. Aussi, cette méthode ne permet pas de générer les retombées escomptées et s’avère complexe et chronophage à l’usage. Heureusement, il existe des outils bien plus efficaces pour faire le tri et prioriser les factures à relancer.

Tri des factures : les limites d’une balance âgée associée à Excel

Pour rappel, la balance âgée est un document comptable qui met en évidence les factures échues et celles à échoir. En d’autres termes, il s’agit d’un outil présentant les soldes dus ainsi que leurs dates d’échéance. Il sert à faire le point sur les factures à encaisser, celles à payer et les dates de paiement de chacune. La balance âgée peut par ailleurs être créée à partir d’Excel ou via un logiciel de comptabilité. 

Dans un procédé de gestion du paiement des factures clients, une balance âgée permet de visualiser : 

• le montant du solde à encaisser par le client
• le nombre de jours de retard de paiement

Aussi, une balance âgée donne la possibilité de :

• Hiérarchiser les factures qui nécessitent une relance client, du fait de sommes élevées accusant un retard de paiement significatif
• Prioriser les factures à relancer grâce à une visualisation des créances en cours

Une balance âgée présente cependant de vraies limites, voire des contraintes en termes d’efficacité, d’agilité et de performance. En effet, utiliser une balance âgée est chronophage et complexe. Cet outil n’offre pas la visibilité nécessaire à une bonne gestion des relances clients, car la balance âgée ne donne pas la possibilité d’obtenir une vision claire, en temps réel et consolidée des encours clients.

Qui plus est, le recours à une balance âgée ajoute de la complexité et du temps à la gestion des créances clients. De nombreux dirigeants ou DAF sont ainsi contraints d’imprimer les balances âgées et de surligner manuellement les retards de paiements les plus importants. 

De plus, la balance âgée n’est pas optimale en termes d’agilité, puisqu’elle ne permet pas un partage aisé et fluide des missions et des tâches à effectuer par les différents acteurs de l’entreprise. Plus encore, son utilisation augmente le risque d’erreurs et d’oublis du fait de saisies et contrôles manuels. Or, si vous réclamez à un client le mauvais montant d’une créance, cela peut entraîner des échanges de mails désagréables et chronophages, ce qui in fine peut accentuer les retards de paiement et fragiliser votre trésorerie. 

Pour toutes ces raisons, de plus en plus d’entreprises préfèrent recourir à une solution de recouvrement.

Faire le choix d’une solution de recouvrement 

Afin de prioriser les factures à relancer et d’éviter les retards de paiement, la meilleure solution est d’opter pour un logiciel spécialisé qui traite le processus de recouvrement. Ce type de solution permet de prendre en considération plusieurs critères essentiels comme le montant dû, le délai de paiement, le profil du client ou encore les antécédents de paiement. Une solution performante de recouvrement de créances donne par ailleurs la possibilité de réaliser différentes actions clés :

• Identifier toutes les factures en attente de paiement
• Classer les factures par ordre de priorité, en prenant en compte leur date d’échéance
• Évaluer le montant de chaque facture en attente de paiement, afin de prioriser les opérations de relance

En parallèle, il sera utile d’évaluer la santé financière de chaque client et d’analyser ses antécédents de paiement, pour éventuellement décider, – à la lumière de ces informations -, de le relancer en priorité. En effet, si deux factures ont une date d’échéance proche et un montant similaire, il est conseiller de les traiter différemment, en fonction du profil du client.

Grâce à une solution de recouvrement ad hoc, l’entreprise peut à la fois éviter les écueils de l’utilisation d’un balance âgée et profiter d’avantages de taille.

Une visibilité à 360°

Dans le but de piloter de façon optimale et performante sa stratégie globale de croissance, tout patron de PME doit maîtriser l’encours client, en temps réel qui plus est. Un logiciel de recouvrement de créance génère à cet égard un avantage majeur. Il offre en effet une vision complète, détaillée et à 360° des encours clients et permet de bénéficier d’une :

• Visibilité globale, grâce un tableau de bord synthétique, donnant la possibilité de consulter à tout moment l’état de trésorerie de l’entreprise.
  
  
• Visibilité détaillée, via la mise à disposition de fiches clients précises, complètes et circonstanciées ; permettant d’initier les actions permettant de résoudre une situation présentant un risque d’impayé.

Un suivi personnalisé et automatisé des factures

Réduire les délais de paiement passe par une procédure personnalisée, efficace et complète de relance – allant de l’étape de la prévenance jusqu’au remerciement. Cette mise en œuvre se montre fastidieuse et répétitive sans l’usage d’un logiciel de recouvrement. Son utilisation permet de résoudre cette problématique grâce à des fonctionnalités avancées, intuitives et performantes : scoring des clients, création de scénarios personnalisés, envois automatiques de relances, etc. Autant de fonctionnalités qui génèrent un gain de temps considérable, produisent l’effet escompté et permettent au dirigeant de PME de gagner en performance tout en optimisant les ressources humaines. 

Un gain de temps stratégique pour l’entreprise

L’utilisation d’un logiciel de recouvrement de créance génère enfin un gain de temps précieux pour le service comptable de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent de fait se concentrer sur des missions et des tâches à forte valeur ajoutée.

Afin de faire le tri et de prioriser les factures, la meilleure solution reste donc d’utiliser une solution de recouvrement, agile et efficace. Clearnox est à ce titre l’un logiciel les plus performants du marché. Depuis son dashboard, vous bénéficiez d’une visibilité parfaite des créances : sommes dues, actions à mener, pilotage du cash… Vous savez en un coup d’œil qui vous doit quoi pour quand. Clearnox permet également d’obtenir une vision complète et détaillée des encours et des impayés, avec une datation précise accompagnée des raisons du retard. Une solution idéale pour résoudre la problématique des impayés. Pas encore convaincu ? Bénéficiez d’un essai gratuit de notre solution !