Privacyverklaring

1 ALGEMEEN

Deze verklaring legt uit hoe Isabel NV/SA (“wij”, “ons”, “onze”), met maatschappelijke zetel te Keizerinlaan 13-
15, 1000 Brussel, België (telefoon: +32 2 545 17 11), als verantwoordelijke voor de verwerking, persoonsgegevens
verwerkt die wij van u verzamelen via de Clearnox website en dienst.
Isabel maakt deel uit van Isabel Group die bestaat uit:
• Isabel NV/SA, met kantoren te Keizerinlaan 13-15, 1000 Brussel, België (tel: +32 2 545 17 11);
• CodaBox NV/SA, met kantoren te Diestsepoort 1, 3000 Leuven, België (tel: +32 2 880 84 80);
• Clearfacts BV/SRL, met kantoren te Posthoflei 1 / boîte 1A, 2600 Antwerpen, België (tel: +32 3 369 55
66); en
• Clearnox SAS, met kantoren te 8 Rue Honoré de Balzac, 37000 Tours, Frankrijk (telefoon: +33 2 47 60 65
96).

2 UPDATES VAN DEZE PRIVACYVERKLARING

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen, maar zullen dit in elk geval
doen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. We zullen u, indien mogelijk, per e-mail op
de hoogte brengen van eventuele belangrijke wijzigingen in deze verklaring.
Deze verklaring werd voor het laatst gewijzigd en herzien op 09/12/2021.

3 INFORMATIE DIE WE VERZAMELEN

3.1 KLANTENRELATIE
Wanneer u of uw bedrijf klant wordt van Isabel Group of een van haar aangesloten bedrijven, verzamelen wij de
volgende soorten persoonsgegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, taalvoorkeur en telefoonnummer, tevens kennen wij u of
uw bedrijf een klantnummer toe;
b. De producten die u of uw bedrijf gebruikt en factuurgegevens.

3.2 REGISTRATIEDIENSTEN
Wanneer u informatie over onze diensten aanvraagt, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens
over u:
pg. 2/7
a. Identificatiegegevens: uw naam en titel, adres, telefoonnummer, e-mailadres en informatie over uw
bedrijf, het aantal gebruikte banken en potentiële gebruikers van de diensten;
b. We verzamelen ook alle e-mails die we met u uitwisselen.
Wanneer u een gratis proefperiode aanvraagt of zich registreert om gebruik te maken van onze diensten,
verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer;
b. De naam van het bedrijf waarvoor u werkt;
c. Informatie die je ons geeft over hoe je Clearnox hebt leren kennen.
Wanneer u een webdemo van de oplossing aanvraagt, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens
over u:
a. Identificatiegegevens: uw e-mailadres, naam, organisatie en omzet, evenals uw telefoonnummer.
b. We verzamelen ook het bericht dat u in uw verzoek opneemt.

3.3 GEBRUIK VAN DIENSTEN
Wanneer u de Clearnox-services gebruikt, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw IP-adres;
b. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken
en de user-agent van uw webbrowser.
Wanneer u de Clearnox-services gebruikt, bent en blijft u de verwerkingsverantwoordelijke van alle andere
persoonlijke gegevens die worden gebruikt; wij treden op als verwerker van deze gegevens.

3.4 KLANTENONDERSTEUNING
Wanneer we een schermdeelsessie met u starten, om u te ondersteunen bij het gebruik van onze producten,
verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam en e-mailadres;
b. Alle informatie die wordt gedeeld tijdens de sessie voor het delen van het scherm (audio en video).
Wanneer u contact met ons opneemt via onze website of per telefoon, verzamelen we de volgende soorten
persoonlijke gegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres en telefoonnummer;
b. De naam van het bedrijf waarvoor u werkt;
c. Gegevens met betrekking tot beveiliging: uw IP-adres, beveiligingslogboeken, verbindings- en
activiteitenlogboeken en de user-agent van uw webbrowser;
d. Alle aanvullende informatie die u zou opnemen in de berichten die u ons stuurt; en/of
e. Alle informatie die tijdens het gesprek wordt gedeeld of via het contactformulier.
We kunnen ook, wanneer u deze verstrekt, informatie verzamelen met betrekking tot uw persoonlijke assistent.

3.5 MARKETING
pg. 3/7
Wanneer u zich aanmeldt voor en/of een evenement bijwoont dat wij organiseren, verzamelen wij de volgende
soorten persoonsgegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres, functietitel en telefoonnummer;
b. Gegevens met betrekking tot uw bedrijf: uw bedrijfsnaam;
c. Alle andere informatie met betrekking tot het evenement.
We verzamelen ook persoonlijke gegevens over u van andere organisatoren van evenementen waaraan u
toestemming hebt gegeven om die persoonlijke gegevens met ons te delen.
Wanneer u zich aanmeldt voor en/of deelneemt aan een webinar dat wij organiseren, verzamelen wij de
volgende soorten persoonsgegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, functietitel en IP-adres;
b. Gegevens met betrekking tot uw bedrijf: naam;
c. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken
en de user-agent van uw webbrowser;
d. De vragen die u tijdens het webinar kan insturen;
e. Opname van webinars (mondelinge herinnering voordat opname begint).
Wanneer u deelneemt aan een van onze enquêtes, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens
over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, functietitel en IP-adres;
b. Gegevens met betrekking tot uw bedrijf: naam;
c. De antwoorden die u op de enquête heeft gegeven.
Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens
over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam, professionele e-mail en taalvoorkeur;
b. Werkgegevens: uw bedrijfsnaam en adres;
Uw toestel- en gebruiksinformatie worden ook verzameld wanneer u de nieuwsbrieven leest.

3.6 WEBSITE BROWSING
Terwijl u door onze website bladert, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw IP-adres;
b. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken
en de user-agent van uw webbrowser;
c. Wanneer u ons toestemming geeft, verzamelen we ook gegevens met betrekking tot uw gebruik van de
website, zoals de pagina’s die u hebt geraadpleegd of als u onze website in het verleden al heeft bezocht.

4 VERWERKINGSDOELEINDEN

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
a. Waar het nodig is voor de uitvoering van een contract tussen u en ons of om op uw verzoek stappen te
ondernemen om een contract aan te gaan:
pg. 4/7
i. Om u en/of uw bedrijfsgebruikers in staat te stellen zich te registreren en gebruik te maken van
onze diensten.
ii. Om u belangrijke berichten te sturen met betrekking tot uw gebruik van de diensten.
iii. Om u de door u gevraagde informatie te verstrekken en uw vragen te beantwoorden wanneer
u contact met ons opneemt.
iv. Om u ondersteuning te bieden wanneer u problemen ondervindt bij het gebruik van onze
services.
v. Om de relatie tussen u, onze klant, en ons en andere leden van de Isabel-groep te beheren.
vi. Om uw bedrijf of vertrouwende partijen te factureren voor het gebruik van onze diensten.
vii. Om de veiligheid van onze diensten, inclusief uw gegevens, te waarborgen.
viii. Om u in staat te stellen zich te registreren voor en deel te nemen aan onze webinars of onze
evenementen.
b. B. Waar u uw toestemming hebt gegeven:
i. Om op uw verzoek contact met u op te nemen en u meer informatie te verstrekken over onze
diensten.
ii. Om op uw verzoek contact met u op te nemen en een afspraak met u te maken.
iii. Om ons in staat te stellen u promotionele aanbiedingen en informatie over onze en andere
leden van de Isabel Group-producten te sturen, in overeenstemming met uw keuzes.
iv. Om u enquêtes te sturen, zodat we feedback kunnen ontvangen, zodat we onze producten
kunnen verbeteren.
v. Om uw feedback over onze producten en diensten te verzamelen.
vi. Om een sessie voor het delen van schermen te starten wanneer u hierom vraagt om
ondersteuning te krijgen.
vii. Om een afstandsbedieningssessie te starten wanneer u of Clearnox om assistentie vraagt
viii. Om cookies op uw browser te plaatsen en geavanceerde statistieken uit te voeren op basis van
de informatie die deze cookies ons verstrekken.
c. Waar nodig voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals hieronder vermeld, en waar niet terzijde
geschoven door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden:
i. Om de veiligheid van onze en andere toepassingen, diensten, processen, websites en databases
van Isabel Group te verzekeren.
ii. Om een spoor te behouden van onze zakelijke relaties met u, als bestaande of potentiële klant
van Isabel Group.
iii. Om zakelijke correspondentie en zakelijke bijeenkomsten mogelijk te maken.
iv. Om herziening van eerdere oproepen voor opleiding van agenten en voor kwaliteitscontrole
mogelijk te maken.
v. Om sporen te bewaren van acties die zijn ondernomen tijdens sessies voor het delen van
schermen.
vi. Om bestaande klanten informatie te sturen over de evolutie van de Isabel Group en de
producten van haar aangesloten bedrijven; u kunt te allen tijde verzoeken om deze
communicatie stop te zetten via een uitschrijflink die onderaan elke communicatie aanwezig
is.
vii. Om onze diensten te verbeteren en nieuwe commerciële aanbiedingen voor de hele groep te
ontwikkelen door b.v. trends, terugkerende problemen, klantgedrag, door uw gebruik van onze
diensten;
pg. 5/7
viii. Om reclame te maken voor onze diensten bij bestaande klanten.
ix. Om niet-nominatieve informatie te verkrijgen over de bezoekers die de websites van Isabel
Group raadplegen.
Voor deze doeleinden hebben we een afwegingstest uitgevoerd, zoals de wet vereist, en hebben we
vastgesteld dat, rekening houdend met de beperkte verzamelde persoonlijke gegevens, de uitgevoerde
verwerking en uw redelijke verwachtingen, ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van deze
verwerkingsactiviteiten niet wordt opgeheven door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden.
d. Waar het voor ons noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals het melden
van misdaad of poging tot misdrijf, of belastingaangifte.

5 ONTHULLING EN OVERDRACHT VAN PERSOONSGEGEVENS

Om onze diensten aan u te kunnen leveren en voor de bovenstaande doeleinden, moeten we uw
persoonsgegevens delen met:
a. Personeel van Isabel en Isabel Group met toegang op een “need to know”-basis en met contractanten
die een vertrouwelijkheidsovereenkomst met ons hebben ondertekend.
b. Externe verwerkers, gevestigd in België, die ons enkel op basis van onze instructies ondersteunen bij de
verwerking van uw persoonlijke gegevens en die onderworpen zijn aan passende
vertrouwelijkheidsverplichtingen:
i. SurveyAnyplace, die ons een enquête-oplossing biedt.
ii. Tobania en MyForce, die onze callcenter- en klantrelatieoplossingen leveren en onderhouden.
c. Externe verwerkers, gevestigd in Frankrijk, die ons enkel op basis van onze instructies ondersteunen bij
de verwerking van uw persoonlijke gegevens en die onderworpen zijn aan passende
vertrouwelijkheidsverplichtingen:
i. BPost, waarmee we brieven kunnen versturen.
d. Externe verwerkers, gevestigd in de Europese Economische Ruimte, die ons enkel op basis van onze
instructies ondersteunen bij de verwerking van uw persoonlijke gegevens en die onderworpen zijn aan
passende vertrouwelijkheidsverplichtingen:
i. Microsoft, die onze oplossingen voor klantrelaties en schermdeling levert en onderhoudt.
ii. Google Analytics, die ons eenvoudige statistieken geeft over het aantal unieke bezoekers op
onze website.
iii. Google Drive, dat ons een oplossing voor documentopslag biedt.
iv. Google Suite, waarmee we een tool en softwareoplossing voor productiviteit hebben.
v. OVH, die hostingdiensten levert voor onze website.
e. Externe verwerkers in de Verenigde Staten van Amerika, die ons enkel op basis van onze instructies
ondersteunen bij de verwerking van uw persoonlijke gegevens en die onderworpen zijn aan passende
vertrouwelijkheidsverplichtingen:
i. Zoom, die ons een webinar-oplossing biedt.
ii. MailChimp, waarmee we bulkmailings kunnen versturen voor nieuwsbrieven en
marketingcampagnes.
iii. Salesforce, dat ons een oplossing voor klantrelatiebeheer biedt.
iv. Atlassian, dat ons een oplossing voor ticketbeheer biedt.
v. ZenDesk, die onze klantenondersteuningsoplossing host.
vi. TeamViewer, waarmee we u kunnen ondersteunen door middel van schermdeling.
pg. 6/7
vii. Ringover, die ons voorziet van onze telefonieoplossing.
viii. GoToMeeting, waarmee we webinars kunnen hosten.
ix. TableauSoftware, gebruikt voor BI-doeleinden.
x. Woodpecker, die ons een tool voor marketingautomatisering biedt.
f. Externe verwerkers gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, die ons alleen in onze instructies ondersteunen
bij de verwerking van uw persoonlijke gegevens en die onderworpen zijn aan passende
vertrouwelijkheidsverplichtingen:
i. PLEZI, een tool voor marketingautomatisering.
g. Overheidsinstellingen of regelgevende instanties in overeenstemming met onze
rapportageverplichtingen.

6 BEVEILIGING EN BEWARING VAN GEGEVENS

Uw persoonsgegevens zijn en blijven strikt vertrouwelijk.
We nemen alle redelijke maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Dit omvat het opzetten van
processen en procedures om de ongeoorloofde toegang tot of openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens
tot een minimum te beperken. We zorgen ervoor dat de derde partijen waarmee we uw persoonsgegevens delen,
ook over adequate beveiligingsmaatregelen beschikken.
We bewaren uw persoonlijke gegevens zo lang als nodig is om de doeleinden te bereiken die zijn gedefinieerd in
sectie 4 (Verwerkingsdoeleinden), met maximale bewaartermijnen zoals hieronder gedefinieerd:
a. Gegevens die zijn verzameld om een persoonlijk account op ons platform aan te maken, worden
bewaard zolang uw account niet wordt verwijderd (op verzoek van u of uw bedrijf);
b. Contactgegevens en informatie die wordt gebruikt om u in staat te stellen contracten digitaal te
ondertekenen, worden bewaard tot het einde van onze contractuele relatie.
c. Basis klantgegevens en factuurgegevens worden bewaard tot 10 jaar na het einde van onze contractuele
relatie.
d. Gegevens die worden verzameld wanneer u diensten bij ons koopt, worden bewaard gedurende 10 jaar
na het einde van onze contractuele relatie.
e. Gegevens die worden verzameld wanneer u onze diensten gebruikt, worden bewaard gedurende 10 jaar
na het einde van onze contractuele relatie;
f. Gegevens die worden verzameld wanneer u contact met ons opneemt voor vragen of ondersteuning,
worden 10 jaar bewaard.
g. Gegevens die worden verzameld wanneer u informatie over onze diensten aanvraagt, worden 3 jaar
bewaard of totdat u ons verzoekt uw gegevens te verwijderen.
h. Oproepen en opnemen van schermdeling worden 1 maand bewaard.
i. Gegevens verzameld voor statistische doeleinden worden 14 maanden bewaard.
j. Gegevens die worden verzameld om u in staat te stellen zich te registreren en onze webinars bij te
wonen, worden 12 maanden bewaard.
k. Gegevens die worden verzameld om u in staat te stellen zich te registreren en onze evenementen bij te
wonen, worden bewaard gedurende 1 maand nadat de evenementen hebben plaatsgevonden.
l. Gegevens die via enquêtes worden verzameld, worden 12 maanden bewaard.
m. Technische en beveiligingslogboeken worden maximaal 6 maanden bewaard.
pg. 7/7
n. Gegevensback-ups, gemaakt om veiligheidsredenen, worden 4 weken bewaard;
o. Gegevens die voor marketingdoeleinden worden verzameld, worden bewaard zolang we uw
toestemming hebben.

7 KINDEREN

Gebruikers van Clearnox moeten minimaal 18 jaar oud zijn.

8 GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING EN PROFILERING

Er zullen geen geautomatiseerde beslissingen over u worden genomen, noch zullen er profielen worden gemaakt
als onderdeel van de verwerking die in deze verklaring wordt beschreven.

9 UW RECHTEN

U heeft het recht om ons te vragen om een kopie van uw persoonsgegevens, om ons te vragen om correctie,
verwijdering of beperking (stopzetting van actieve) verwerking van uw persoonsgegevens en om de door u aan
ons verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, machineleesbaar formaat. Bovendien kunt u in
bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (met name wanneer
we uw persoonsgegevens niet hoeven te verwerken om te voldoen aan een contractuele of andere wettelijke
vereiste).
Waar we om uw toestemming hebben gevraagd, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken; dit heeft
echter geen invloed op de verwerking die al heeft plaatsgevonden vóór de intrekking. U kunt uw toestemming,
gekoppeld aan ons gebruik van cookies, intrekken door de cookies gekoppeld aan ons domein te verwijderen.
U kunt de bovengenoemde rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in het
gedeelte ‘Contact’ hieronder.
Deze rechten kunnen beperkt zijn, bijvoorbeeld als het voldoen aan uw verzoek persoonlijke gegevens over een
andere persoon zou onthullen, of als u ons vraagt om informatie te verwijderen die we wettelijk verplicht zijn te
bewaren of waarvan we een dwingend gerechtvaardigd belang hebben om te bewaren.
Als je onopgeloste problemen hebt, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de
Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

10 CONTACT

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of om welke reden dan ook contact met ons wilt opnemen in
verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met onze functionaris voor
gegevensbescherming door een e-mail te sturen naar privacy@isabelgroup.eu, of door een gedateerde en
ondertekende aanvraag te sturen naar Isabel NV/SA, Keizerinlaan, 13-15, 1000 Brussel, België.